Agencias de prensa o comunicación, ¿son lo mismo?

Agencias de prensa o comunicación, ¿son lo mismo?

Confundir las principales funciones de una agencia de comunicación con las de una agencia de prensa en Madrid, puede distorsionar la estrategia de comunicación de una empresa y el presupuesto que se destine para ello. Las empresas normalmente requieren los servicios de una agencia de comunicación para la gestión de su imagen corporativa; mientras que las agencias de prensa están más bien direccionadas a facilitarle la vida a las agencias de comunicación. Definitivamente no son lo mismo y aquí se detallan sus principales diferencias.

¿Qué hace una agencia de prensa en Madrid?

Las agencias de prensa en Madrid son centrales que recogen las noticias de diversos temas de sus corresponsales que se encuentran en cualquier parte del mundo; por eso son también llamadas agencias de noticias. La principal función de las Agencias de Prensa en Madrid es distribuir la noticia en diversos formatos (textos, vídeos, infografías, etc.) y enviarlos por diferentes canales como pueden ser radio, televisión, portales web, revistas o diarios, entre otras.

Los clientes de las agencias de prensa son otros medios de comunicación más pequeños, quienes se suscriben a estas agencias de prensa pagando una mensualidad a cambio de noticias muy actualizadas y bien filtradas de índole nacional y/o internacional, que pueden incluir también servicios gráficos. Las principales agencias de prensa en España son Agencia Efe, Servimedia y Agencia Atlas.

Cuando una noticia es enviada por un corresponsal de una agencia de prensa se asegura una gran difusión de la información, ya que es una noticia que, con seguridad, será reproducida por otros medios de cualquier parte del mundo. Por eso, asegurarse de tener y mantener una buena relación con estos corresponsales es una estrategia que toda Agencia de Comunicación debe tener para ofrecer un buen servicio a sus clientes.

¿Qué hace una Agencia de Comunicación en Madrid?

Las agencias de comunicación son firmas privadas que pueden especializarse en prestar uno o más servicios de comunicación, cuya principal fortaleza es la relación que tienen con diferentes corresponsales y Agencias de Prensa en Madrid. Por eso, uno de sus principales servicios es la generación de comunicados y noticias para medios, organización de eventos y protocolo y organización de entrevistas para medios.

Sin embargo, sus servicios pueden ser aún más amplios, como el diseño de las estrategias de comunicación, la conceptualización de campañas publicitarias, soluciones en imagen corporativa o de la marca, soluciones en la comunicación interna institucional, creación de elementos gráficos, vídeos, infografías, asesoría en marca personal, gestión de imagen en internet y manejo de las relaciones públicas.

Las agencias de comunicación pueden preferir dedicarse sólo a un radio local de clientes como puede ser túatú, una Agencia de Comunicación madrileña que tiene excelente relación con Agencias de Prensa en Madrid y amplia cobertura en medios locales. O también pueden dedicarse a un público más amplio, principalmente, cuando se dedican a la gestión de imagen corporativa por Internet.

¿Quién conforma el departamento de prensa?

¿Quién conforma el departamento de prensa?

El departamento de prensa, conocido también como gabinete de prensa, es el órgano encargado de difundir información relevante y actividades institucionales de una empresa u organización hacia diversos medios de comunicación. Así mismo, otro de sus objetivos es promover una imagen positiva y elaborar las estrategias de comunicación externa de la empresa. Los profesionales que trabajan en un departamento de prensa son variados dependiendo del tamaño de la empresa. Por ejemplo, puede encontrarse que una sola persona lleve a cabo todas las funciones del departamento de prensa o que estas funciones estén muy bien repartidas entre un personal multidisciplinario. Veamos los profesionales más típicos y sus funciones dentro de un departamento de prensa.

Profesionales de un departamento de prensa

1.   Director de Comunicación

Dependiendo de la importancia que le dé una empresa u organización a la figura del director de comunicación, éste se encuentra integrado al equipo de dirección y gestión del alto nivel o se encuentra como el director del departamento de prensa. Su función es crear el concepto, planificar y gestionar la imagen pública de la empresa que representa.

2.   Director de Relaciones con los Medios

Este es el profesional encargado de coordinar la gestión y la relación con los medios de comunicación. Por lo general, son periodistas o licenciados en comunicación social. Dentro de sus funciones están la preparación de los documentos que deben entregarse a los medios, como el dossier de prensa y material corporativo, redacción y distribución de notas de prensa, gestión de la solicitud de información, contacto con influencers o líderes de opinión o el clipping de prensa. Dependiendo del tamaño de la empresa, puede que adicionalmente se cuente con un personal encargado exclusivamente de la redacción de discursos y de la columna de opinión de la empresa.

3.   Organizador de Eventos

Cuando las empresas deben hacer constantemente eventos o los eventos que se realizan son de gran magnitud, suele contratarse a un organizador de eventos. Éste se encarga de planificar, organizar y desarrollar congresos, reuniones, ferias, simposios, ruedas de prensa, etc. En algunos casos, es necesario contar, además, con un director artístico de eventos, quien se encargará del diseño artístico del mismo.

4.   Community Manager

La figura del community manager es relativamente nueva dentro de departamento de prensa. Su función principal es la de crear, gestionar y dinamizar la comunidad de usuarios que pueda tener una empresa en internet. Su preparación profesional, además, hace que se catalogue como el profesional perfecto para el clipping de medios, una labor que va más allá de recopilar apariciones en prensa, ya que involucra todo tipo de medios incluyendo prensa digital, blogs y redes sociales. Este profesional es clave para mantener una buena reputación de la marca en la sociedad cibernética.

¿Buscas un departamento de prensa externo? En túatú contamos con un departamento de prensa profesional y multidisciplinario al alcance de tus necesidades y presupuesto.

¿Por qué contratar empresas de comunicación en Madrid?

¿Por qué contratar empresas de comunicación en Madrid?

Las empresas de comunicación en Madrid cuentan con el conocimiento, las relaciones y el profesionalismo necesario para hacer visible marcas, productos, servicios y empresas que hasta ahora son desconocidos. Con una buena estrategia de comunicación se pueden tener importantes beneficios como la credibilidad que genera salir en un medio de prestigio local, el desarrollo de la estrategia en sí para crear el mensaje y definitivamente el acto impacto y el bajo costo que se genera. Veamos por qué las empresas deben animarse a contratar Agencias de Comunicación que les ayuden a establecer una comunicación estratégica con sus públicos.

Beneficios que consigue una empresa de comunicación en Madrid para sus clientes

1.   Mayor Credibilidad

Una de las mayores ventajas de tener una estrategia de comunicación enfocada a una cobertura de medios es el prestigio y la influencia que esto genera sobre diferentes públicos. Aunque el manejo de las redes sociales puede ofrecer información inmediata; las personas prefieren corroborar noticias e información de su interés con sus medios de comunicación favoritos. Por tanto, los productos, servicios y empresas que tienen notoriedad en los medios de comunicación adquieren mayor confianza del público. Las empresas de comunicación en Madrid procuran tener relaciones con los medios de mayor prestigio en la ciudad.

2.   Eficacia del Mensaje

Otra de las razones de interés para salir en los medios de comunicación es el trabajo previo que hay que hacer para crear un mensaje de interés social, que a la larga simplemente mejora la estrategia de marketing. El desarrollo de un mensaje noticioso requiere que se piense ¿Cómo el producto beneficia a la sociedad? ¿Por qué son diferentes nuestros productos? ¿Cómo la empresa interactúa positivamente con su entorno? Contestar estas preguntas adecuadamente ayuda a crear un mensaje coherente y eficaz alineado a la estrategia del negocio.

3.   Selección del Target Correcto Desde el Principio

Al buscar crear un mensaje acorde para el target de la empresa, hace que el estratega de comunicación defina mejor sus diferentes públicos, de esta manera se puede crear campañas  más eficaces. Un mismo producto puede producir interés de consumo por razones diferentes, lo que significa que tiene públicos con intereses distintos. La empresa puede darse cuenta de esto al momento de desarrollar su plan de comunicación estratégica, siendo este el mejor momento para definir su público objetivo ideal.

4.   Ahorro de Costes y Mayor Visibilidad

Salir en los medios de comunicación masivos hace que nuestros productos, servicios y empresas tengan mayor visibilidad y a un costo mucho menor que el de la publicidad pagada. Las mejores empresas de comunicación en Madrid tienen muy buenas relaciones con los medios masivos, los cuales pueden complementarse con sus versiones online, así que la cobertura mediática es insuperable.

Es importante tener claro que aunque no se tiene el control de qué, cuándo ni cómo va a salir el contenido noticioso preparado; las empresas de comunicación en Madrid como túatú cuentan con una trayectoria profesional que reduce el riesgo del trabajo de comunicación estratégica de cualquier empresa.

¿Qué incluye un plan de Relaciones Públicas?

Un Plan de Relaciones Públicas es importante para conseguir los objetivos de una empresa u organización frente a su público interno y externo. 

Sin embargo, antes de idear cualquier plan de relaciones públicas, es necesario tener un amplio conocimiento sobre la organización o la empresa sobre la cual se pretende crear dicho plan.  Por ejemplo, se debe conocer sobre las debilidades/ fortalezas y oportunidades/ amenazas propias de la empresa. También se debe tener conocimiento sobre la dirección que la empresa quiere tomar. Es necesario indagar sobre Planes de Relaciones Públicas que se hayan hecho con anterioridad y los resultados alcanzados con estos planes.

Además, es fundamental que los estrategas del plan tengan conocimientos sobre el mercado al que pertenece la empresa, su estado actual y la posición de la empresa frente a ese mercado.

Una vez que se cuenten con todos los conocimientos anteriores, se recomienda comenzar un Plan Estratégico de Relaciones Públicas que incluya:

1.   Los objetivos de Relaciones Públicas

Estos objetivos pueden ser amplios o muy precisos y dependen de los objetivos de comunicación y de negocio, dentro de los más comunes están:

• Construir y mantener una reputación.

• Gestionar momentos de crisis para la empresa.

• Cambiar opiniones y actitudes de diferentes públicos frente a una marca.

• Promover productos, servicios, personas o ideas de importancia para la empresa.

2.   Las estrategias de Relaciones Públicas

Para alcanzar todos o algunos de los objetivos anteriores es necesario idear estrategias o caminos a seguir, como por ejemplo:

• Posicionar a los representantes de la empresa en medios de comunicación.

• Contactar influencers para aumentar la visibilidad y el valor de la marca.

• Crear mensajes con técnica de storytelling para despertar emoción en los públicos.

3.   Las tácticas de Relaciones Públicas

Hay tácticas de Relaciones Públicas sobre las que la empresa tiene el control como puede ser:

• creación de contenidos y community management en redes sociales

• la creación de colecciones de libros y revistas de la empresa

• newsletters

• materiales audiovisuales

• reuniones, entrevistas y discursos dentro de la empresa

• participación en congresos y seminarios de temas de interés para la empresa

• publicidad institucional no comercial

• creación de sitios web y de blogs corporativos.

Mientras que hay otras tácticas de Relaciones Públicas cuyo resultado final no se puede controlar del todo.  Estas son las que una empresa o el profesional de relaciones públicas  entregan a un medio o en el que hay involucrados varios elementos y actores externos, a veces ajenos y hasta contrarios a la empresa u organización. Las más comunes son:

• Las notas y ruedas de prensa.

• Las relaciones con los medios de comunicación.

• Crear un evento público para la promoción de productos, servicios o cualquier otro interés para la empresa.

4.   Cronograma, recursos y delegación de responsabilidades

 El plan de Relaciones públicas debe indicar el tiempo que se estima para la consecución de cada tarea. Además, se debe estimar los recursos que se deben gastar tanto en dinero, tiempo o personal para que cada tarea llegue a lograrse.

Finalmente, debe dejarse claro si el Plan de Relaciones públicas y sus tareas quedarán a cargo de personal interno de la empresa o de personal externo especializado como túatú, una Agencia de Comunicación Corporativa en Madrid.

Relaciones públicas, aliada del marketing

Durante años las relaciones públicas se han considerado una herramienta de promoción junto a venta y publicidad; sin embargo, su importancia ha sido tan global y significativa que cada vez más se liga a la comunicación estratégica, pasando a ser una función directiva.

En otros casos, se ha ideado crear un departamento independiente llamado Relaciones Públicas y en muchos otros se ha preferido externalizar esta labor a profesionales de Agencias de Comunicación.

Lo cierto es que, el área de las relaciones públicas es la encargada, tanto de la gestión de las comunicaciones internas y externas de la empresa, como del trabajo conjunto con otras disciplinas como la publicidad y el marketing. Veamos la relación estrecha que se establece entre ambas disciplinas.

Alianza entre el Marketing y las Relaciones Públicas

El área del marketing persigue unos fines netamente comerciales, mientras que las relaciones públicas tienen distintas finalidades, siendo que ambas se apoyan en la consecución de sus fines.

El área de marketing tiene la finalidad de crear una estrategia que sea capaz de vender los productos o servicios de una empresa, optimizando el diseño del producto, el precio, la plaza y la promoción.

Una vez optimizada esta tarea, crea un mensaje acorde a la estrategia establecida para luego difundirlo apoyándose, principalmente, de la herramienta publicitaria para llegar a más gente. Las personas cautivadas por el mensaje, pero indecisas en la compra buscan saber a quién le compran; principalmente si lo hacen a través de internet.

Gracias al rastreo que se puede hacer a las personas en la red, se ha demostrado que la mayoría de los clientes potenciales, antes de comprar, investigan sobre la marca, la calidad de los productos y servicios, las opiniones de otros clientes, etc.

Durante esta investigación se encontrarán tanto con lo que están buscando, así como cualquier otro tipo de información relacionada con la empresa. Es justo en este momento que el trabajo realizado por el departamento de relaciones públicas habrá merecido la pena.

Una empresa con planes de comunicación estratégica se habrá preocupado por estar presente en espacios de interés público. Contará con información clave sobre la empresa (historia, misión, visión, valores); habrá generado noticias de interés público de la empresa; se habrá preocupado por gestionar conversaciones positivas y negativas sobre la marca; utilizará estratégicamente las redes sociales; habrá establecido canales de comunicación entre la empresa y sus clientes; existirán testimonios y opiniones más positivas que negativas sobre los productos y servicios; habrá desarrollado eventos especiales de gran impacto y contará con alianzas estratégicas entre las empresas y marcas reconocidas en el medio.

Cuando el cliente potencial se encuentra con esta gestión de la comunicación positiva; se genera mayor confianza y menos resistencia a la compra, así, optará por una marca, producto o empresa que le genere confianza, incluso si le resultan más costosos.

Entonces, es justo aquí que se puede decir que el trabajo generado por el área de Relaciones Públicas ha sido un perfecto aliado en el trabajoque ha desarrollado el departamento de marketing.

Gabinetes de comunicación, ¿estrategia o táctica?

Una vez que las empresas analizan su entorno, se fijan objetivos a corto, mediano y largo plazo, para luego establecer los planes que ayudarán a alcanzar esos objetivos.

Uno de los planes estratégicos que debe tener es el plan de comunicación, en el que constan unos objetivos claramente definidos, estrategias acordes para alcanzar esos objetivos y tácticas precisas que se implementan para dar resultados.

En todo este plan de comunicación ¿dónde se encuentran los gabinetes de comunicación?  Eso es lo que se tratará de explicar a continuación.

¿En dónde se ubican los gabinetes de prensa en el plan de comunicación?

En este punto es fundamental comprender que el objetivo general de los gabinetes de comunicación es construir la mejor imagen de sus clientes ante sus diferentes públicos.

Los objetivos de comunicación pueden estar encaminados a incrementar la notoriedad de la empresa, crear una marca, mejorar su imagen o lanzar un nuevo producto. Estos deben responder a unos objetivos de marketing determinados como puede ser producir un impacto emocional, informar sobre los beneficios sociales de la presencia de la empresa en una población o el lanzamiento al mercado de nuevos productos o servicios, etc.

Una vez que los objetivos de medio están claramente establecidos, es el momento de crear las estrategias de comunicación más adecuadas. En comunicación las estrategias obedecen; en primer lugar, a las acciones más idóneas para alcanzar los objetivos propuestos; en segundo lugar, a seleccionar los públicos a los que se dirigirán esas acciones; en tercer lugar, a crear el mensaje más adecuado para impactar a la audiencia seleccionada y finalmente, a seleccionar los instrumentos que ayudarán a hacer que el mensaje llegue en el momento y lugar preciso.

“La selección de las estrategias idóneas son únicas en cada caso y la fórmula más adecuada debe dejarse a los expertos en comunicación. ”

— túatú

Por esta razón, la constitución de un gabinete de prensa, ya sea interno o externo, es una acción que obedece a la estrategia de seleccionar un instrumento profesional para hacer que el resto de las acciones engranen perfectamente para alcanzar los objetivos de medio.

La comunicación, mejor con profesionales

Los profesionales del gabinete de comunicación serán los encargados de establecer las mejores estrategias y tácticas para los objetivos planteados. Por ejemplo, si una estrategia de comunicación es crear una campaña dirigida a la opinión pública, entonces, las tácticas de comunicación seguro estarán encaminadas a elaborar documentos de prensa, comunicar la información a los influencers más apropiados para la empresa, utilizar las redes sociales como el mejor aliado, etc.

En conclusión, la constitución o la contratación de gabinetes de prensa es una estrategia de comunicación que eligen las empresas que desean un resultado profesional en la creación de su imagen corporativa.

Incluso se podría afirmar que es una ventaja competitiva; ya que a partir de su conformación se crean estrategias de comunicación más afinadas para alcanzar los objetivos de medio trazados.