Lo que puede hacer por ti una agencia de eventos

¿Sabías cuáles son los beneficios que se obtienen al contratar una agencia de eventos? Organizarlo tú mismo no siempre es recomendable. Además de todos los dolores de cabeza que te puede traer, puedes olvidar pequeños detalles que hacen la gran diferencia entre el éxito y el fracaso del evento.

¿Te has puesto a pensar todos los detalles que tiene una organización de eventos? Si no lo has hecho, con este post te quedará muy claro.

1. Elaboración del Briefing

Antes de decidirte a realizar un evento, debes asegurarte de tener elaborado tu briefing, una especie de resumen sobre tu marca, la empresa, los productos y servicios, detalles sobre cualquier evento anterior y los resultados obtenidos.

Esta información será el punto de partida de cualquier agencia de eventos y debes ser tú el responsable de elaborarla, por lo que debes estar seguro de no dejar fuera información clave antes de comenzar la planificación.

2. Planificar el tipo de evento más apropiado

Una vez estudiada todas las necesidades de la empresa para desarrollar el evento se realiza una especie de ruta a seguir. Pueden salir diferentes propuestas que son necesarias tomarlas todas en cuenta. Luego, se decidirá el tipo de evento a desarrollar de acuerdo a las necesidades y al presupuesto disponible.

3. Se elige el lugar idóneo para el evento

Algunos eventos tienen más éxito al aire libre como los que se hacen para el desarrollo de equipo o aquellos que se organizan en verano.

Otros eventos requieren de mayor intimidad, son pequeños y exclusivos. Están aquellos que estimulan con su lujo y prestigio y los que motivan más en sectores naturales y rústicos. Esto depende de la marca, el producto y lo que se desee conseguir con el evento.

Las agencias de eventos tienen experiencia en la elección de los espacios y ambientes más influyente para cada objetivo. Además, logran conseguir mejores presupuestos.

4. Trabajo de producción

Es el momento de comenzar con el trabajo técnico del evento. La selección de material audiovisual es muy importante para que los invitados salgan satisfechos.

La iluminación y la decoración son detalles que no deben dejarse al azar. Las personas que estarán a cargo de producción deben ser profesionales para que sepan qué hacer en cada momento.

5. Plan turístico del evento

En el caso de que se trate de un evento internacional o que se lleve a cabo en una ciudad turística, deberás agregar un plan turístico.

El alojamiento y la forma de desplazamiento en la ciudad deben estar indicado en folletos de bienvenida. Además, debe articularse los diferentes servicios de turismo que serán de interés para los asistentes al evento.

En túatú organizamos desde pequeños encuentros hasta grandes eventos internacionales. Deja todo en nuestras manos.

Agencias de Eventos en Madrid, un beneficio para todos

El sector de los eventos está creciendo, como ya os adelantábamos en un post hace unas semanas. Por eso, es necesario resaltar la importancia que tiene la organización de eventos no solo para la empresa o agencia organizadora o para las marcas colaboradoras, sino también para todo el entorno que envuelve al sector.

Cuando se organiza un evento en Madrid, es necesario contratar los servicios de un equipo que organice dicho encuentro. Una Agencia de Eventos que, a su vez, se encargará de la contratación de otros servicios derivados del mismo: catering, servicio, contratación de espacios, alojamiento si los asistentes vienen de fuera, etcétera.

Es por eso que el turismo MICE (Meetings, Incentives, Conventions and Exhibitions) es un buen indicador de la situación del sector de los eventos, pues viendo el impacto que genera en las ciudades y en el país en general, podemos ver hasta qué nivel pueden generar beneficios la organización de eventos, jornadas o conferencias.

El turismo MICE y las Agencias de Eventos en Madrid

España es uno de los mejores destinos y de los más elegidos para el turismo MICE. Se sitúa como tercer país más visitado en cuanto a turismo de negocios, siendo Madrid y Barcelona las ciudades escogidas por excelencia dentro del sector. De hecho, según la International Congress and Convention Association (ICAA), que recoge datos de los congresos internacionales celebrados en todo el mundo, Madrid se sitúa, junto a Londres, en quinta posición en el ranking mundial.

Por eso, no es de extrañar que en España haya más de 540 Agencias de Eventos o empresas dedicadas a la organización de convenciones y ferias. El papel que tienen estas Agencias de Eventos es fundamental, pues se encargan de la organización de convenciones, conferencias, congresos o jornadas de distintos tamaños, ofreciendo siempre la seguridad de contar con un equipo de profesionales preparado y al día de las novedades y tendencias del sector.

La organización de eventos, un sector en auge

El ámbito de reuniones, incentivos, convenciones y exopsiciones (MICE) no sólo se encuentra en buena forma, sino que los expertos y profesionales del sector le auguran un buen futuro. Según estimaciones del buscador de espacios para eventos corporativos y sociales VenuesPlace, el sector crecerá en 2018 hasta un 30%, una noticia sin duda positiva para las Agencias de Eventos en Madrid, que verán en ello un incremento de oportunidades de negocio.

Este augurio positivo coincide con el resultado que reflejó el reciente Estudio de Infoadex de Inversión Publicitaria en España, que apuntaba a un aumento de inversión en actos de patrocinio, eventos, R.S.C y marketing social de un 11,9% en 2017, augurando un crecimiento futuro también para este mismo año.

Del mismo modo esta tendencia se ha repetido en la capital, que celebró en 2017 algunas de las reuniones congresuales y corporativas internacionales más importantes, concentrando un 43% de la cuota española según Hosteltur y generando un gran impacto económico en la ciudad. Todo ello, le llevó a recibir el pasado año y por segundo consecutivo el galardón a “Mejor Destino MICE” en los premios Buisiness Travel de IBT (Asociación Ibérica de Gestores de Viajes de Negocios).

Nuevas tendencias a tener en cuenta por las Agencias de Eventos en Madrid

Si hay algo que está claro y así lo confirman diversas fuentes del sector es que este año 2018 el ámbito de la organización de eventos se verá enmarcado en tendencias a las que están sucumbiendo ya otros sectores de la publicidad y las relaciones públicas.

Entre ellos, las Agencias de Eventos deberán tener muy en cuenta y seguir de cerca las últimas novedades en materia de realidad virtual, inteligencia artificial, drones y robótica, y seguir en el hilo del desarrollo de apps móviles, una tendencia ya conocida de años anteriores y que hemos podido ver explotada en muchos congresos y reuniones, que han desarrollado aplicaciones propias para tal evento.

Si hay dos pilares básicos que aúnan estas tendencias son, sin duda, el aumento del papel de la tecnología y la importancia de la experiencia del usuario. La unión de ambos es lo que ha llevado a que se desarrollen nuevas herramientas y acciones en el campo de la organización de eventos.

Ya no importa tanto la cantidad de asistentes o la envergadura del acto en sí, sino que las Agencias de Eventos intentan ahora mejorar la experiencia de cada uno de los asistentes, ofrecerles atenciones personalizadas y únicas y aprovechar todas las ventajas que la tecnología brinda hoy día.

La importancia de las Agencias de Eventos en Madrid

Como se puede ver, la organización de un evento o congreso no tiene una repercusión limitada, sino que puede provocar un movimiento a su alrededor que haga que llegue a mucha más gente. De ahí la creación y el auge del turismo MICE, que no sólo beneficia a empresarios turísticos, sino también a taxistas, hosteleros, tiendas, locales, bares y a la ciudad elegida en general.

Sea cual sea el tamaño de la empresa, sea mayor o menor la repercusión, Agencias de Eventos en Madrid trabajan con instituciones de todo tipo y tamaño, y se encargan de organizar eventos que generen un impacto positivo que termine por repercutir, obviamente, en una buena imagen de la empresa o marcas organizadoras.

Agencias de Eventos en Madrid

Agencias de Eventos en Madrid

Los métodos de promoción directos siguen siendo importantes dentro de la estrategia de comunicación y marketing de una empresa. A pesar del auge de las nuevas tecnologías, las acciones de relaciones públicas 2.0. y la mediatización de la publicidad, las marcas siguen creyendo en el cara a cara.

Por eso, los eventos siguen siendo una apuesta firme por muchas empresas en grandes ciudades como Madrid, que apuestan por contar con la ayuda de las agencias de eventos para realizar actos promocionales que resulten exitosos.

Hay tantas maneras de realizar y planificar un evento como tipos y modelos de ellos, por eso es importante que las Agencias de Eventos en Madrid sean capaces de valorar cuáles se adecuan más al perfil de la empresa en cuestión.

La importancia de las Agencias de Eventos en Madrid

Como decíamos, el interés por la organización de eventos no ha menguado en los últimos años. Pese a las nuevas herramientas digitales disponibles, las empresas siguen reservando parte de sus esfuerzos comerciales y económicos en llevar a cabo acciones que conecten directamente a la organización con todos sus stakeholders.

La inversión en actos de patrocinio, eventos, R.S.C. y  marketing social aumentó un 11,9% en 2016 respecto al año anterior en las empresas españolas, según el último Estudio Infoadex de la Inversión Publicitaria en España. La inversión en este tipo de publicidad supone, por tanto, el 7,8% de la inversión total de las empresas en medios no convencionales.

Estos datos evidencian el hecho de que los eventos siguen siendo el aliado perfecto de las instituciones. Aunque dependan mucho de los recursos disponibles, si éstos se optimizan adecuadamente, se puede lograr una gran repercusión.

Lo más importante es que la planificación y la gestión del evento sea integral, que la agencia se ocupe adecuadamente del proceso previo al acto, de su transcurso y, a posteriori, de analizar su impacto y gestionarlo comunicativamente.

Tipos de actos que organizan las Agencias de Eventos en Madrid  

1.    Eventos corporativos

Uno de los actos organizados por las agencias de eventos en Madrid son los eventos corporativos, que suelen estar dirigidos, esencialmente, al público interno de la empresa. Es decir, a los empleados, directivos, socios, accionistas o proveedores de la empresa, aunque también pueden ser públicos.

De carácter más o menos formal, sirven para celebrar logros o hitos alcanzados por la institución o para conmemorar, por ejemplo, el aniversario de su fundación. También pueden usarse para difundir el lanzamiento de un nuevo producto o servicio, la apertura de una nueva sede, una remodelación, etc.

En estos eventos participan desde las más altas esferas de la empresa hasta los empleados administrativos y pueden incorporar la presencia de personalidades relevantes o importantes en el sector de la empresa, para generar más expectación e interés.

Si se trata de grandes empresas o multinacionales, la agencia de eventos incluso puede organizar convenciones, congresos o jornadas corporativas, que suponen un espacio de encuentro entre trabajadores de las diferentes filiales o delegaciones de la compañía en el país. Este tipo de eventos son organizados por empresas como ILUNION o BBVA, que celebró a finales de año su VII Jornada Institucional en Madrid.

2.    Eventos sociales o promocionales

Otra alternativa de promoción llevada a cabo por las agencias de eventos en Madrid es la organización de eventos de carácter social o cultural. En este caso, los actos se destinan sobre todo al público, a los clientes de la empresa.

La organización de conciertos, festivales o espectáculos con artistas más o menos reconocidos puede servir para atraer al público y aprovechar esta expectación para promocionar la marca de la empresa.

También son habituales los eventos o competiciones deportivas organizadas por una empresa o un conjunto de ellas, así como la celebración de eventos sociales: premios o galardones otorgados por la fundación, competiciones organizadas por la empresa, etc.

Además, a medio camino entre los eventos corporativos y los eventos de interés social se pueden situar, por ejemplo, la organización de debates o mesas redondas, siempre y cuando giren en torno a un tema o temas de interés general, que puedan atraer al público.

En este caso, se contará con la ayuda de expertos –reconocidos no sólo en el sector, sino también a ojos del consumidor- que podrán dar su opinión en un espacio de debate moderado, en forma de foro, coloquio o simposio.

Las Agencias de Eventos en Madrid

Como hemos podido ver, las posibilidades que ofrece la organización de eventos son infinitas y muy variadas. Dependen siempre de la originalidad, la creatividad y la experiencia del equipo que los gestiona y de la estrategia que implementa.

Por eso, es siempre necesario que la empresa se ponga en manos de profesionales. En este caso, el mercado de las agencias de eventos en Madrid en muy amplio, por lo que es importante escoger bien para asegurarse que la inversión que se llevará a cabo será rentable.

¿Quién conforma el departamento de prensa?

¿Quién conforma el departamento de prensa?

El departamento de prensa, conocido también como gabinete de prensa, es el órgano encargado de difundir información relevante y actividades institucionales de una empresa u organización hacia diversos medios de comunicación. Así mismo, otro de sus objetivos es promover una imagen positiva y elaborar las estrategias de comunicación externa de la empresa. Los profesionales que trabajan en un departamento de prensa son variados dependiendo del tamaño de la empresa. Por ejemplo, puede encontrarse que una sola persona lleve a cabo todas las funciones del departamento de prensa o que estas funciones estén muy bien repartidas entre un personal multidisciplinario. Veamos los profesionales más típicos y sus funciones dentro de un departamento de prensa.

Profesionales de un departamento de prensa

1.   Director de Comunicación

Dependiendo de la importancia que le dé una empresa u organización a la figura del director de comunicación, éste se encuentra integrado al equipo de dirección y gestión del alto nivel o se encuentra como el director del departamento de prensa. Su función es crear el concepto, planificar y gestionar la imagen pública de la empresa que representa.

2.   Director de Relaciones con los Medios

Este es el profesional encargado de coordinar la gestión y la relación con los medios de comunicación. Por lo general, son periodistas o licenciados en comunicación social. Dentro de sus funciones están la preparación de los documentos que deben entregarse a los medios, como el dossier de prensa y material corporativo, redacción y distribución de notas de prensa, gestión de la solicitud de información, contacto con influencers o líderes de opinión o el clipping de prensa. Dependiendo del tamaño de la empresa, puede que adicionalmente se cuente con un personal encargado exclusivamente de la redacción de discursos y de la columna de opinión de la empresa.

3.   Organizador de Eventos

Cuando las empresas deben hacer constantemente eventos o los eventos que se realizan son de gran magnitud, suele contratarse a un organizador de eventos. Éste se encarga de planificar, organizar y desarrollar congresos, reuniones, ferias, simposios, ruedas de prensa, etc. En algunos casos, es necesario contar, además, con un director artístico de eventos, quien se encargará del diseño artístico del mismo.

4.   Community Manager

La figura del community manager es relativamente nueva dentro de departamento de prensa. Su función principal es la de crear, gestionar y dinamizar la comunidad de usuarios que pueda tener una empresa en internet. Su preparación profesional, además, hace que se catalogue como el profesional perfecto para el clipping de medios, una labor que va más allá de recopilar apariciones en prensa, ya que involucra todo tipo de medios incluyendo prensa digital, blogs y redes sociales. Este profesional es clave para mantener una buena reputación de la marca en la sociedad cibernética.

¿Buscas un departamento de prensa externo? En túatú contamos con un departamento de prensa profesional y multidisciplinario al alcance de tus necesidades y presupuesto.

Relaciones Públicas: Las RRPP en el camino a los Oscar

Anoche se entregaron los premios Oscar de la academia de cine norteamericana, cuya figura, para quien no lo sepa, está inspirada en la poderosa figura de un mítico actor y director de cine mexicano, Emilio "Indio" Fernández.

Más allá del orgullo de que unos mexicanos hayan arrasado en los premios, recordar que nuestro fundador es de esa misma nacionalidad, la verdad es que hay un largo trabajo previo de relaciones públicas previo que detallamos a continuación:

• Envío de películas a los miembros de la academia para que puedan verla cuando lo deseen
• Pases exclusivos para los miembros de la academia por si quieren verlo en pantalla grande en diversos puntos de EEUU
• Dossier informativo específico a los miembros de la academia
• Invitación a los miembros de la academia a fiestas y otros eventos en el recorrido previo a la entrega de los Oscar (Globos de Oro, BAFTA, premios de los guionistas, directores, productores, entre otros)
• Distribución de notas de prensa, dossieres, fotografías, tráilers de la película a periodistas de todo el mundo
• Gestión de entrevistas a medios de todo el mundo (telefónicas, en visitas específicas, como parte de un tour de promoción, con/sin sesión fotográfica/grabación de vídeo, en directo/diferido, con/sin embargo informativo, entre otras)
• Gestión de crisis (la broma de Sean Penn sobre un documento migratorio de Alejandro Gónzalez Iñárritu se tuvo que gestionar en la misma noche, por ejemplo)
• Gestión de partners (por ejemplo, vestuarios para las galas y cualquier producto que pueda aprovecharse para el escaparate de millones de personas que representa la noche de los Oscar)
• La acreditación de los periodistas que cubren la gala corre por cuenta de la Academia, pero las solicitudes de otras oportunidades informativas se tendrán que gestionar a partir de la entrega de los premios vuelve a recaer en las productoras de las películas

Se trata en muchos casos de una inversión millonaria que no todas la productoras pueden realizar, de ahí que algunas películas de menor presupuesto, cuando obtienen una estatuilla, consigan unos réditos enormes.

Así las cosas, que los Oscar, después de tantos años, sigan conservando su estela de leyenda y gloria en el mundo entero, se debe  también en alguna medida a la eficacia de las relaciones públicas, que han logrado mantener y potenciar esa imagen de ensueño al evento por excelencia de la cultura cinematográfica mundial.

Tecnología: Smash Tech Summit Developers el 28 de Mayo en Barcelona

Un año más, vuelve Smash Tech Summit Developers a la Plaza Catalunya, desarrollando (y pensando en) el futuro.

En el próximo Mobile World Centre de Barcelona de 28 de mayo podemos presenciar cómo grandes ponentes y desarrolladores de prestigio se acercarán para formar, compartir y actualizar las nuevas tendencias en el campo de la programación. El papel principal lo tendrán la programación, la maquetación y el diseño.

Los asistentes al encuentro, del que túatú social media & pr es media partner, podrán disfrutar tanto de conferencias gratuitas como master classes de pago y sesiones de networking en las que establecer contactos y hacer negocios.

La agenda de este año es:

• 10:00 a 12:00. Master Class con Carlos Buenosvinos, CTO de Atrapalo
• 12:20 a 12:50. Conferencia gratuita de Android UX-UI Design for Fun and Profit con Fernando Cejas, Mobile Engineer de Android10
• 13:00 a 13:30. Conferencia gratuita Escalando hasta las 10.000 peticiones por segundo de Sergio Arroyo, software Developer y Q&A Manager de TAPTAP Networks
• 13:30 a 14:00. Conferencia gratuita de desarrollo de apps para Google de Antonio García López, CTO de Itglass.
• 15:00 a 17:00. Master Class por confirmar.

Puedes comprar tu entrada ya desde aquí para las conferencias gratuitas, las masterclass pass (desde 17,5 euros) y la Smash Experience (desde 30 euros). Hay promociones por venta anticipada que permiten ahorrar hasta la mitad del precio de las entradas. Aprovéchalas ya antes de que se acaben.

Es un evento que no te puedes perder si quieres conocer las novedades de la industria, recibir consejos de expertos y establecer contactos con otras personas con tus mismos intereses.

Ver: web del evento