¿Sabías cuáles son los beneficios que se obtienen al contratar una agencia de eventos? Organizarlo tú mismo no siempre es recomendable. Además de todos los dolores de cabeza que te puede traer, puedes olvidar pequeños detalles que hacen la gran diferencia entre el éxito y el fracaso del evento.
¿Te has puesto a pensar todos los detalles que tiene una organización de eventos? Si no lo has hecho, con este post te quedará muy claro.
1. Elaboración del Briefing
Antes de decidirte a realizar un evento, debes asegurarte de tener elaborado tu briefing, una especie de resumen sobre tu marca, la empresa, los productos y servicios, detalles sobre cualquier evento anterior y los resultados obtenidos.
Esta información será el punto de partida de cualquier agencia de eventos y debes ser tú el responsable de elaborarla, por lo que debes estar seguro de no dejar fuera información clave antes de comenzar la planificación.
2. Planificar el tipo de evento más apropiado
Una vez estudiada todas las necesidades de la empresa para desarrollar el evento se realiza una especie de ruta a seguir. Pueden salir diferentes propuestas que son necesarias tomarlas todas en cuenta. Luego, se decidirá el tipo de evento a desarrollar de acuerdo a las necesidades y al presupuesto disponible.
3. Se elige el lugar idóneo para el evento
Algunos eventos tienen más éxito al aire libre como los que se hacen para el desarrollo de equipo o aquellos que se organizan en verano.
Otros eventos requieren de mayor intimidad, son pequeños y exclusivos. Están aquellos que estimulan con su lujo y prestigio y los que motivan más en sectores naturales y rústicos. Esto depende de la marca, el producto y lo que se desee conseguir con el evento.
Las agencias de eventos tienen experiencia en la elección de los espacios y ambientes más influyente para cada objetivo. Además, logran conseguir mejores presupuestos.
4. Trabajo de producción
Es el momento de comenzar con el trabajo técnico del evento. La selección de material audiovisual es muy importante para que los invitados salgan satisfechos.
La iluminación y la decoración son detalles que no deben dejarse al azar. Las personas que estarán a cargo de producción deben ser profesionales para que sepan qué hacer en cada momento.
5. Plan turístico del evento
En el caso de que se trate de un evento internacional o que se lleve a cabo en una ciudad turística, deberás agregar un plan turístico.
El alojamiento y la forma de desplazamiento en la ciudad deben estar indicado en folletos de bienvenida. Además, debe articularse los diferentes servicios de turismo que serán de interés para los asistentes al evento.
En túatú organizamos desde pequeños encuentros hasta grandes eventos internacionales. Deja todo en nuestras manos.
Los gabinetes de comunicación suelen gestionar los eventos y actos propios de las empresas y también existen las agencias de eventos, especializadas en la realización y difusión personalizada de actos especiales.