Agencia de eventos: pieza fundamental para organizar un congreso

Al momento de realizar cualquier congreso, independientemente de su temática, busca a expertos. Una agencia de eventos te facilita desde el primer momento todo lo que necesitas como organizador. La experiencia y asesoramiento de este tipo de empresas te evitarán malos ratos. Además, impide que pierdas tiempo y realices gastos innecesarios por falta de conocimiento.

La idea es que cumplas tus objetivos y supere las expectativas con un servicio de calidad. La agencia de eventos tiene que encargarse de la logística antes, durante y después.

En este artículo, más allá de compartir contigo las razones para contratar los servicios de este tipo de empresas, queremos indicar cuáles los criterios para optar por una u otra para organizar un congreso.

Criterios para contratar una agencia de eventos

1.- Experiencia

Busca agencias de eventos con experiencia en el tipo de congreso que vas a realizar. Por ejemplo, si es un congreso científico, evalúa si ya han trabajado en esa área. Investiga las reseñas en prensa para saber si realmente fue un éxito.

Valora la creatividad que tuvieron en los eventos realizados, el número de personas que asistieron y los comentarios de sus clientes.

Si por el contrario, deseas darle la oportunidad a una agencia de eventos nueva, conoce a su equipo. Es decir, su perfil, su conocimiento y experiencia en el área de organización de eventos.

2.- La agencia de eventos y su propuesta de valor

Cada agencia de eventos que contactes debe tener una estrategia definida que sea creativa y determine más a tu público. Luego, de evaluar las diferentes propuestas pueden elegir la que más se adapte al objetivo.

3.- Precios

Sí buscas rentabilidad, debes analizar tanto el precio como todos los aspectos que ellos te ofrecen. Piensa si realmente ese servicio tiene el valor de acuerdo a su oferta y a su experiencia.

De la misma manera, toma en cuenta tu presupuesto si realmente se ajusta a todo lo que deseas realizar.

4.- Agencia de eventos multidisciplinaria

Busca agencias que te ofrezcan soluciones integrales, es decir, si para el congreso necesitas prensa, que ellos se encarguen de contactar a los medios.

Sin embargo, no todo depende de la agencia de eventos, el 50% también es responsabilidad del cliente. Por eso, debes tener una idea de lo que realmente deseas para poder cumplir o superar tus expectativas.

¿Qué información debe tener la agencia que contactes?

1.- Programa de ponencias y actividades

Como organizador es necesario que definas a las personas que quieres que participen en las ponencias. Asimismo, tendrías que definir qué actividades se desarrollarían en ese congreso.

2.- Diseño de imagen del congreso

Determina con el equipo de la agencia de eventos la imagen para el congreso. Recuerda que estará en todos los soportes publicitarios tanto impresos como digitales.

3.- Alojamiento

Si ya tienes pensado el número de ponentes y participantes, la logística tiene que ser en función de ello. La agencia de eventos, puede ayudarte a buscar y a definir el mejor sitio para realizar tu evento. Así como los mejores precios de acuerdo a tu presupuesto.

4.- Coordinar en conjunto

Es un error pensar que todo depende de una agencia de eventos, trata de involucrarte, forma parte de las tomas de decisiones. Construye una alianza desde el primer momento.

Si estás buscando una agencia de eventos de manera integral, contáctanos

Inteligencia artificial y relaciones públicas

Hace tiempo que vengo revisando los artículos que se publican sobre inteligencia artificial y relaciones públicas, y me parece que la mayoría se centran en algunos aspectos que no han sido el core de nuestra actividad de manera tradicional, es decir, que no se enfocan en la gestión con medios de comunicación, la organización de eventos o en la consultoría estratégica.

Esto podría parecer una buena noticia, pero no lo es.

Eso quiere decir que hay poco conocimiento sobre el posible impacto de la inteligencia artificial en las relaciones públicas, en el periodismo y en algunos aspectos del marketing.

La disminución de periodistas y medios se acentuará con la inteligencia artificial

Ya hay varias start ups que han comenzado a utilizar la inteligencia artificial para la generación automática de contenido y, de hecho, sitios como El Confidencial, 20 Minutos o El Periódico han comenzado a utilizar los servicios de Narrativa, Syllabs, entre otras.

Incluso hay quien dice que alguna máquina ganará un premio Pulitzer algún día.

Si bien la inteligencia artificial requiere aún de tiempo para elaborar contenidos analíticos, lo que sí puede hacer es informar en formatos atractivos, como videos y/o animaciones, combinando una serie de fuentes de fácil acceso, incluso echando mano de contenidos generados por usuarios que han estado en el lugar de los hechos, con lo que ni siquiera requerirán de periodistas que estén in situ.

Con menos periodistas a quienes podamos “vender” las “noticias” de nuestros clientes, difícilmente conseguiremos generar cobertura mediática amplia y menos con un toque humano.

Además, es previsible pensar que sólo grandes empresas podrán ser proveedores de las fuentes de información de donde obtendrán sus datos las máquinas que elaboren las “noticias”, lo que podrá generar una idea sesgada del mundo.

Imaginen que los grandes clubes de fútbol hagan como algunos partidos políticos en España y sólo permitan el acceso a los medios a las imágenes o la información preparada por sus gabinetes de comunicación. Las publicaciones serían todas muy parecidas, siempre con una versión sesgada de la fuente. Esto que puede ser genial para las empresas y organismos en realidad es algo negativo para la sociedad e, incluso, para las propias fuentes de información.

Conocer a los usuarios para darles sólo los contenidos que deseen

Este mantra de dejar que las máquinas decidan lo que los usuarios van a ver en sus feeds de redes sociales significa que hay muchas cosas que la gente puede no llegar nunca a conocer y todo por decisión de un algoritmo basado en el comportamiento de los usuarios en un momento determinado.

Es verdad que al ofrecer contenido que ha sido interesante para un usuario, una nueva información relacionada tendrá muchos puntos de serle relevante. Ahora, la posibilidad de ir de un sitio a otro gracias a encuentros generados durante la navegación se han reducido y la capacidad de viralización se ha reducido hasta casi tender a cero, ocasionando a marcas e instituciones a pagar por ser vistos, incluso entre sus propios fans y seguidores.

De nuevo se establece una diferencia entre las grandes marcas con abultados presupuestos con los pequeños y medianos que tienen que hacer un esfuerzo para ser escuchados.

Segmentación y atención en eventos

Quizás suene un poco distópico, pero el sector de los eventos también se verá afectado por la inteligencia artificial de distintas maneras.

Si la segmentación puede llegar a niveles insospechados, hay que imaginar que desde la invitación al evento, como las propias experiencias vividas en el mismo e incluso la comida podría estar toda definida de antemano a partir del perfil de las personas.

Por ejemplo, no sería descabellado recibir una invitación para un evento de una marca de cervezas si se es fan o seguidor en redes sociales. Hasta aquí todo normal, pero luego ya en el lugar de los hechos hacer una cata con un maridaje con alimentos específicos para personas con intolerancias alimentarias o gustos definidos.

En fin, que toda esta gestión de datos y su aplicación en diferentes ámbitos de actuación no iba a ser indiferente en el sector de las relaciones públicas.

En futuras publicaciones iremos profundizando sobre este ámbito.

Agencias de comunicación y eventos en Madrid impulsando el sector emprendedor

Las agencias de comunicación y eventos en Madrid se suman cada vez más a las necesidades de las startups y los eventos de emprendimiento, un sector que crece a ritmo acelerado en España.

De esta manera, el esfuerzo por parte de las agencias se encamina a ayudar a encontrar la identidad de las nuevas marcas, a presentarlas y a generar dinámicas de negocio para los emprendimientos nóveles.

¿Qué consiguen las agencias de comunicación y eventos en Madrid para este sector

Actualidad e innovación en el sector

Los eventos que realizan las agencias de comunicación en la ciudad permiten tener actualizado a los emprendedores. De esta manera, se crea una sinergia de ideas, que es lo que en definitiva consigue hacer innovaciones en el sector. La fusión de ideas provoca la realización de nuevos proyectos que se exponen con seguridad al siguiente año.

Crear relaciones productivas

Las startups necesitan darse a conocer para encontrar socios y financiamiento, y no hay mejor lugar que los eventos de emprendedores, que es mejor dejar en manos de expertos en la organización de eventos.

Miles de visitantes se dan cita en conferencias y encuentros de networking, interesados en conocer nuevos proyectos para hacer negocios. Definitivamente es el mejor momento para mostrar los productos y servicios que se ofrecen.

Por otro lado, los eventos de emprendedores son el lugar preferido de los grandes gurús del sector y esto resulta fascinante para aquellos que van comenzando.

Mayor entendimiento de la imagen que se quiere proyectar

Cuando se está comenzando con una nueva marca es normal tener dudas a la hora de definir el negocio central, el logo, los colores, la imagen y la personalidad de la marca. Al exponerse ante un grupo de emprendedores, igual o más avanzado en sus proyectos, se logra tener una mejor idea de lo que se busca para la propia marca. El feedback que se recibe es único.

Roce internacional

Muchos de los eventos pueden tener carácter internacional, lo que permite a los emprendedores madrileños dar a conocer su talento a expositores extranjeros. Y a su vez logra un intercambio cultural del ecosistema emprendedor único.

El mejor lugar para unir emprendedores, expertos tecnológicos, business angels, directores de empresas y potenciales clientes son los eventos y conferencias.

Por eso, algunas agencias de comunicación y eventos en Madrid, como túatú apuestan por impulsar el sector emprendedor mediante la creación y producción de estos eventos.

Retos de las empresas de comunicación en Madrid

Retos de las empresas de Comunicación en Madrid

Ya comenzó el último trimestre del año y por eso no estamos preparando para reflexionar y afrontar los nuevos retos que nos depara el nuevo año a las empresas de comunicación en Madrid.

Sabemos que los retos son muchos; sin embargo hemos seleccionado los 4 que debemos afronta en el primer trimestre del próximo año.

Desafíos de las empresas de comunicación en Madrid

1.   Focalizar el valor agregado de la empresa de comunicación

Internet ha democratizado las ofertas de comunicación de las empresas que pueden desarrollarse sin importar su ubicación. Por ejemplo, la presencia de las organizaciones en los medios digitales, creación de las web, gestión de las redes sociales y comunicación corporativa de las empresas.

Sin embargo, diferenciarse en el mercado local sigue siendo el mejor camino para focalizar el valor agregado de las empresas de comunicación.

2.   Presupuesto ajustado a las estrategias de comunicación

La poca interacción de los departamentos internos de comunicación con la realidad cambiante ha hecho difícil que éstas puedan mantenerse actualizadas, principalmente en las empresas pequeñas de Madrid. Esto ha ocasionado que los presupuestos para estos departamentos mermen, ya que no se han conseguido los resultados esperados.

A las empresas de comunicación externas de Madrid les tocará trabajar para demostrar la diferencia que éstas puede conseguir en los resultados para sus clientes.

La experiencia que consigue trabajando con diferentes clientes y la energía que gasta para mantenerse actualizada como agencia autónoma son dos aspectos a favor de las empresas de comunicación externa.

3.   El desarrollo de nuevas habilidades en comunicación

La llegada del big data, la necesidad del engagement en las redes sociales, la aparición de los influencers son sólo algunos de los parámetros que han llegado a trastocar a la comunicación tradicional.

Por eso, las empresas de comunicación que no se adapten y busquen desarrollar estas habilidades en su personal difícilmente podrán competir con su entorno.

Muchas de éstas no están directamente relacionadas con comunicación, pero adquirir una capacidad de aprendizaje y fusionarla con las ofertas de la empresa de comunicación marcará la diferencia.

4.   Tendremos que ser más oído que lengua

Antes, el departamento de comunicación se le relacionaba directamente con el transmisor del mensaje empresarial. Sin embargo, la proliferación de las redes sociales ha hecho que el nombre de la marca esté por todos lados cambiando la función del comunicador drásticamente. Si muchos hablan de una marca hay que oír lo que se dice de ella, antes de reformular mensajes.

Por eso, un nuevo reto de las empresas de comunicación en Madrid y en el mundo entero es aprender a ser más oído que lengua.

En túatú nos encantaría saber qué otro desafío, a tu manera de ver, nos depara el próximo año a las empresas de comunicación en Madrid.

Lo que puede hacer por ti una agencia de eventos

¿Sabías cuáles son los beneficios que se obtienen al contratar una agencia de eventos? Organizarlo tú mismo no siempre es recomendable. Además de todos los dolores de cabeza que te puede traer, puedes olvidar pequeños detalles que hacen la gran diferencia entre el éxito y el fracaso del evento.

¿Te has puesto a pensar todos los detalles que tiene una organización de eventos? Si no lo has hecho, con este post te quedará muy claro.

1. Elaboración del Briefing

Antes de decidirte a realizar un evento, debes asegurarte de tener elaborado tu briefing, una especie de resumen sobre tu marca, la empresa, los productos y servicios, detalles sobre cualquier evento anterior y los resultados obtenidos.

Esta información será el punto de partida de cualquier agencia de eventos y debes ser tú el responsable de elaborarla, por lo que debes estar seguro de no dejar fuera información clave antes de comenzar la planificación.

2. Planificar el tipo de evento más apropiado

Una vez estudiada todas las necesidades de la empresa para desarrollar el evento se realiza una especie de ruta a seguir. Pueden salir diferentes propuestas que son necesarias tomarlas todas en cuenta. Luego, se decidirá el tipo de evento a desarrollar de acuerdo a las necesidades y al presupuesto disponible.

3. Se elige el lugar idóneo para el evento

Algunos eventos tienen más éxito al aire libre como los que se hacen para el desarrollo de equipo o aquellos que se organizan en verano.

Otros eventos requieren de mayor intimidad, son pequeños y exclusivos. Están aquellos que estimulan con su lujo y prestigio y los que motivan más en sectores naturales y rústicos. Esto depende de la marca, el producto y lo que se desee conseguir con el evento.

Las agencias de eventos tienen experiencia en la elección de los espacios y ambientes más influyente para cada objetivo. Además, logran conseguir mejores presupuestos.

4. Trabajo de producción

Es el momento de comenzar con el trabajo técnico del evento. La selección de material audiovisual es muy importante para que los invitados salgan satisfechos.

La iluminación y la decoración son detalles que no deben dejarse al azar. Las personas que estarán a cargo de producción deben ser profesionales para que sepan qué hacer en cada momento.

5. Plan turístico del evento

En el caso de que se trate de un evento internacional o que se lleve a cabo en una ciudad turística, deberás agregar un plan turístico.

El alojamiento y la forma de desplazamiento en la ciudad deben estar indicado en folletos de bienvenida. Además, debe articularse los diferentes servicios de turismo que serán de interés para los asistentes al evento.

En túatú organizamos desde pequeños encuentros hasta grandes eventos internacionales. Deja todo en nuestras manos.

¿Cómo elegir la Agencia de Eventos en Madrid que te conviene?

Las agencias de eventos en Madrid son cada vez más numerosas y eso es una buena noticia para el cliente, porque éstas se ven en la necesidad de especializarse y ofrecer mayor valor en su servicio. A la hora de decidirte por la que mejor se adapta a tu marca fíjate en las necesidades que tienes y la oferta de servicios que te proponen.

Aquí te dejamos las especialidades más comunes de las Agencias de Eventos en Madrid:

Agencias de eventos internacionales

Si estás pensando en contratar profesionales para una comunicación en vivo de gran magnitud que involucra participantes fuera de Madrid, debes tener en cuenta la experiencia de la agencia.

Por lo general, las mejores agencias contarán con una gran diversidad de profesionales especialistas en diseño, publicidad, marketing, producción audiovisual y hasta de turismo para la organización del viaje.

Contar con todo este equipo es importante si tienes en mente organizar convenciones, congresos, viajes de incentivo para empleados y lanzamiento de productos de grandes corporaciones.

Agencias de eventos de entretenimiento

En el caso de que el centro del evento sea el entretenimiento, debes saber que hay agencias especializadas en espectáculos. Son ideales para empresas inherentes al negocio del ocio.

Este tipo de agencias de eventos en Madrid también ofrecen servicios de management artístico con experiencia en humor corporativo.

Agencias de eventos de ferias de comida

No todas las agencias están especializadas para la presentación de productos gastronómicos, donde los sentidos del olfato y gusto priman sobre lo visual.

Este tipo de agencia sabe que el detalle importa y por lo general se especializan en el sector hotelero, alimentación y moda.

Agencias de eventos especialistas en congresos médicos

Los congresos médicos reúnen un equipo de personas que se sienten atraído por lo novedoso. Para estos eventos es necesario contar con proveedores y patrocinadores de alto nivel en el sector. Incluso involucran dentro de su personal profesionales para desarrollar funciones de secretaría técnica médica.

Agencias de eventos para el sector de negocios online

Otro sector que cada vez necesita más especialistas es el de lanzamientos de productos y servicios online. Este sector puede querer combinar eventos online con eventos presenciales.

Para esto la agencia de eventos debe especializarse en canales de comunicación online para lanzar la comunicación en redes sociales, ampliar la participación de asistentes remotos, entre otras cosas.

Agencias de eventos especializadas en team building

El team building es una modalidad que se emplea como un programa especial para empresas con la finalidad de construir equipos de trabajo. Para desarrollar este tipo de eventos se requiere de un personal muy amplio que involucra actores, psicólogos, especialistas de negocios y profesionales de producción audiovisual.

túatú es una Agencia de Eventos en Madrid especializada tanto presencial como online. ¿Hablamos?