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La importancia de una buena agencia de eventos
Los gabinetes de comunicación suelen gestionar los eventos y actos propios de las empresas y también existen las agencias de eventos, especializadas en la realización y difusión personalizada de actos especiales.
Hoy en día, las agencias de eventos son parte activa de las mejores empresas y una correcta elección resulta fundamental.
No es un secreto que la comunicación es uno de los campos más demandados a la hora de dar a conocer una empresa, organización, situación o producto. Este campo ayuda (especialmente a las empresas) a destacar en un mar lleno de peces. Es por esto que muchas empresas tienen sus propios gabinetes de comunicación.
Aunque estos gabinetes suelen gestionar los eventos, también existen las agencias de eventos, especializadas en la realización y difusión personalizada de actos especializados.
Es por esto, que, con frecuencia, las mejores empresas se encuentran con la necesidad de vinculación al polifacético campo de la organización de eventos. Los motivos de la búsqueda de comunicación por medio de este canal, pueden deberse al lanzamiento de un nuevo producto, la entrega de un precio o el anuncio de una salida a bolsa entre otras muchas causas.
La funcionalidad de los eventos a la hora de darse a conocer es indudable.
Los eventos, aunque complejos, suelen resultar funcionales y verdaderamente útiles. A pesar de ello,es fundamental la comprensión de todo lo relativo a un evento para conseguir la elección más adecuada a la hora de seleccionar el especialista en eventos más eficiente.
Tras existir la necesidad de difusión de una noticia, hay que encontrar la agencia de eventos que mejor se adapte a las necesidades propias. Esta tarea, resulta en muchas ocasiones compleja, por ello, aquí te dejamos diferentes pautas para que puedas elegir correctamente la mejor agencia de comunicación que se adapte a las necesidades de tu negocio u organización.
Para empezar, la agencia de eventos elegida, debe de ser eficiente y muy profesional. No sólo tienen que estar organizados los preparativos (lugar, noticia, pautas de tiempo etc..) sino que, además la administración y gestión tanto de tiempos, como de invitados debe de ser la adecuada. Muchas agencias de relaciones públicas, tienen una mala promoción y escasez de invitados, mientras que otras pueden excederse en el número de visitantes y dar lugar a sobrepasar el aforo esperado. En ambos casos, el evento resultará ineficiente y fomentará la negatividad hacia la noticia.
La elección adecuada de los expertos en este tipo de gestiones es fundamental para tener éxito.
Los expertos en eventos han de saber tratar de modo personalizado las diferentes ocasiones eventuales. Esto es muy importante, pues no se puede organizar del mismo modo la presentación de una campaña solidaria, que un evento sobre un pacto entre dos multinacionales.
Tampoco olvidemos la importancia de la creatividad, siendo esta, otro de los elementos claves. La originalidad llama la atención y ayuda a que esa noticia que se quiera transmitir llegue con mayor intensidad a los interesados. Sin embargo, la creatividad tiene que ser aceptada, por tanto, aunque se intenta que el evento destaque entre otros, siempre se deben de seguir unas líneas que aseguren su aceptación social.
Afianzar un seguimiento por parte de la agencia de eventos, es también algo fundamental, esto refleja las gestiones y los resultados que ha tenido el acto. De este modo, se verifica la efectividad comunicativa del evento como dato final.
Una vez que se tienen en cuenta estos factores, no podemos olvidar lo más importante de todo, la buena coordinación entre todos los elementos, algo que no todas las agencias de comunicación o de eventos saben hacer. El conjunto de todos los factores es lo que dará finalmente buenos resultados.
Agencias de Eventos en Madrid, un beneficio para todos
Las Agencias de Eventos en Madrid tienen una repercusión no sólo para las empresas y sus clientes, sino para todo su entorno.
El sector de los eventos está creciendo, como ya os adelantábamos en un post hace unas semanas. Por eso, es necesario resaltar la importancia que tiene la organización de eventos no solo para la empresa o agencia organizadora o para las marcas colaboradoras, sino también para todo el entorno que envuelve al sector.
Cuando se organiza un evento en Madrid, es necesario contratar los servicios de un equipo que organice dicho encuentro. Una Agencia de Eventos que, a su vez, se encargará de la contratación de otros servicios derivados del mismo: catering, servicio, contratación de espacios, alojamiento si los asistentes vienen de fuera, etcétera.
Es por eso que el turismo MICE (Meetings, Incentives, Conventions and Exhibitions) es un buen indicador de la situación del sector de los eventos, pues viendo el impacto que genera en las ciudades y en el país en general, podemos ver hasta qué nivel pueden generar beneficios la organización de eventos, jornadas o conferencias.
El turismo MICE y las Agencias de Eventos en Madrid
España es uno de los mejores destinos y de los más elegidos para el turismo MICE. Se sitúa como tercer país más visitado en cuanto a turismo de negocios, siendo Madrid y Barcelona las ciudades escogidas por excelencia dentro del sector. De hecho, según la International Congress and Convention Association (ICAA), que recoge datos de los congresos internacionales celebrados en todo el mundo, Madrid se sitúa, junto a Londres, en quinta posición en el ranking mundial.
Por eso, no es de extrañar que en España haya más de 540 Agencias de Eventos o empresas dedicadas a la organización de convenciones y ferias. El papel que tienen estas Agencias de Eventos es fundamental, pues se encargan de la organización de convenciones, conferencias, congresos o jornadas de distintos tamaños, ofreciendo siempre la seguridad de contar con un equipo de profesionales preparado y al día de las novedades y tendencias del sector.
La organización de eventos, un sector en auge
El ámbito de reuniones, incentivos, convenciones y exopsiciones (MICE) no sólo se encuentra en buena forma, sino que los expertos y profesionales del sector le auguran un buen futuro. Según estimaciones del buscador de espacios para eventos corporativos y sociales VenuesPlace, el sector crecerá en 2018 hasta un 30%, una noticia sin duda positiva para las Agencias de Eventos en Madrid, que verán en ello un incremento de oportunidades de negocio.
Este augurio positivo coincide con el resultado que reflejó el reciente Estudio de Infoadex de Inversión Publicitaria en España, que apuntaba a un aumento de inversión en actos de patrocinio, eventos, R.S.C y marketing social de un 11,9% en 2017, augurando un crecimiento futuro también para este mismo año.
Del mismo modo esta tendencia se ha repetido en la capital, que celebró en 2017 algunas de las reuniones congresuales y corporativas internacionales más importantes, concentrando un 43% de la cuota española según Hosteltur y generando un gran impacto económico en la ciudad. Todo ello, le llevó a recibir el pasado año y por segundo consecutivo el galardón a “Mejor Destino MICE” en los premios Buisiness Travel de IBT (Asociación Ibérica de Gestores de Viajes de Negocios).
Nuevas tendencias a tener en cuenta por las Agencias de Eventos en Madrid
Si hay algo que está claro y así lo confirman diversas fuentes del sector es que este año 2018 el ámbito de la organización de eventos se verá enmarcado en tendencias a las que están sucumbiendo ya otros sectores de la publicidad y las relaciones públicas.
Entre ellos, las Agencias de Eventos deberán tener muy en cuenta y seguir de cerca las últimas novedades en materia de realidad virtual, inteligencia artificial, drones y robótica, y seguir en el hilo del desarrollo de apps móviles, una tendencia ya conocida de años anteriores y que hemos podido ver explotada en muchos congresos y reuniones, que han desarrollado aplicaciones propias para tal evento.
Si hay dos pilares básicos que aúnan estas tendencias son, sin duda, el aumento del papel de la tecnología y la importancia de la experiencia del usuario. La unión de ambos es lo que ha llevado a que se desarrollen nuevas herramientas y acciones en el campo de la organización de eventos.
Ya no importa tanto la cantidad de asistentes o la envergadura del acto en sí, sino que las Agencias de Eventos intentan ahora mejorar la experiencia de cada uno de los asistentes, ofrecerles atenciones personalizadas y únicas y aprovechar todas las ventajas que la tecnología brinda hoy día.
La importancia de las Agencias de Eventos en Madrid
Como se puede ver, la organización de un evento o congreso no tiene una repercusión limitada, sino que puede provocar un movimiento a su alrededor que haga que llegue a mucha más gente. De ahí la creación y el auge del turismo MICE, que no sólo beneficia a empresarios turísticos, sino también a taxistas, hosteleros, tiendas, locales, bares y a la ciudad elegida en general.
Sea cual sea el tamaño de la empresa, sea mayor o menor la repercusión, Agencias de Eventos en Madrid trabajan con instituciones de todo tipo y tamaño, y se encargan de organizar eventos que generen un impacto positivo que termine por repercutir, obviamente, en una buena imagen de la empresa o marcas organizadoras.
Agencias de Eventos en Madrid
os eventos siguen siendo una apuesta firme por muchas empresas en grandes ciudades como Madrid, que apuestan por contar con la ayuda de las agencias de eventos para realizar actos promocionales que resulten exitosos.
Agencias de Eventos en Madrid
Los métodos de promoción directos siguen siendo importantes dentro de la estrategia de comunicación y marketing de una empresa. A pesar del auge de las nuevas tecnologías, las acciones de relaciones públicas 2.0. y la mediatización de la publicidad, las marcas siguen creyendo en el cara a cara.
Por eso, los eventos siguen siendo una apuesta firme por muchas empresas en grandes ciudades como Madrid, que apuestan por contar con la ayuda de las agencias de eventos para realizar actos promocionales que resulten exitosos.
Hay tantas maneras de realizar y planificar un evento como tipos y modelos de ellos, por eso es importante que las Agencias de Eventos en Madrid sean capaces de valorar cuáles se adecuan más al perfil de la empresa en cuestión.
La importancia de las Agencias de Eventos en Madrid
Como decíamos, el interés por la organización de eventos no ha menguado en los últimos años. Pese a las nuevas herramientas digitales disponibles, las empresas siguen reservando parte de sus esfuerzos comerciales y económicos en llevar a cabo acciones que conecten directamente a la organización con todos sus stakeholders.
La inversión en actos de patrocinio, eventos, R.S.C. y marketing social aumentó un 11,9% en 2016 respecto al año anterior en las empresas españolas, según el último Estudio Infoadex de la Inversión Publicitaria en España. La inversión en este tipo de publicidad supone, por tanto, el 7,8% de la inversión total de las empresas en medios no convencionales.
Estos datos evidencian el hecho de que los eventos siguen siendo el aliado perfecto de las instituciones. Aunque dependan mucho de los recursos disponibles, si éstos se optimizan adecuadamente, se puede lograr una gran repercusión.
Lo más importante es que la planificación y la gestión del evento sea integral, que la agencia se ocupe adecuadamente del proceso previo al acto, de su transcurso y, a posteriori, de analizar su impacto y gestionarlo comunicativamente.
Tipos de actos que organizan las Agencias de Eventos en Madrid
1. Eventos corporativos
Uno de los actos organizados por las agencias de eventos en Madrid son los eventos corporativos, que suelen estar dirigidos, esencialmente, al público interno de la empresa. Es decir, a los empleados, directivos, socios, accionistas o proveedores de la empresa, aunque también pueden ser públicos.
De carácter más o menos formal, sirven para celebrar logros o hitos alcanzados por la institución o para conmemorar, por ejemplo, el aniversario de su fundación. También pueden usarse para difundir el lanzamiento de un nuevo producto o servicio, la apertura de una nueva sede, una remodelación, etc.
En estos eventos participan desde las más altas esferas de la empresa hasta los empleados administrativos y pueden incorporar la presencia de personalidades relevantes o importantes en el sector de la empresa, para generar más expectación e interés.
Si se trata de grandes empresas o multinacionales, la agencia de eventos incluso puede organizar convenciones, congresos o jornadas corporativas, que suponen un espacio de encuentro entre trabajadores de las diferentes filiales o delegaciones de la compañía en el país. Este tipo de eventos son organizados por empresas como ILUNION o BBVA, que celebró a finales de año su VII Jornada Institucional en Madrid.
2. Eventos sociales o promocionales
Otra alternativa de promoción llevada a cabo por las agencias de eventos en Madrid es la organización de eventos de carácter social o cultural. En este caso, los actos se destinan sobre todo al público, a los clientes de la empresa.
La organización de conciertos, festivales o espectáculos con artistas más o menos reconocidos puede servir para atraer al público y aprovechar esta expectación para promocionar la marca de la empresa.
También son habituales los eventos o competiciones deportivas organizadas por una empresa o un conjunto de ellas, así como la celebración de eventos sociales: premios o galardones otorgados por la fundación, competiciones organizadas por la empresa, etc.
Además, a medio camino entre los eventos corporativos y los eventos de interés social se pueden situar, por ejemplo, la organización de debates o mesas redondas, siempre y cuando giren en torno a un tema o temas de interés general, que puedan atraer al público.
En este caso, se contará con la ayuda de expertos –reconocidos no sólo en el sector, sino también a ojos del consumidor- que podrán dar su opinión en un espacio de debate moderado, en forma de foro, coloquio o simposio.
Las Agencias de Eventos en Madrid
Como hemos podido ver, las posibilidades que ofrece la organización de eventos son infinitas y muy variadas. Dependen siempre de la originalidad, la creatividad y la experiencia del equipo que los gestiona y de la estrategia que implementa.
Por eso, es siempre necesario que la empresa se ponga en manos de profesionales. En este caso, el mercado de las agencias de eventos en Madrid en muy amplio, por lo que es importante escoger bien para asegurarse que la inversión que se llevará a cabo será rentable.