Gran parte de la visibilidad que puede adquirir una empresa se basa en el éxito que tengan sus estrategias de comunicación y marketing. Mientras que la segunda se enfoca esencialmente a la publicidad, la primera abarca distintos ámbitos. Entre ellos, la aparición de la empresa en los medios de comunicación.
La presencia en medios es indispensable y muy importante para conseguir popularidad. Es por eso que mantener una relación de confianza y cierto vínculo con periodistas y medios es imprescindible para que la comunicación entre ellos y la empresa sea fluida.
Para conseguirlo, es necesario que la empresa o la agencia que se encargue de la comunicación faciliten la tarea de la prensa y tengan por costumbre realizar algunas de las siguientes acciones, enfocadas a mejorar la comunicación y relación con la prensa.
Atender las peticiones y consultas de periodistas
Es importante que la empresa responda con rapidez y eficacia las peticiones de los periodistas, ya que cuando ésta necesite contar con ellos, sabrán que la empresa ha colaborado cuando lo han necesitado. Por tanto, es imprescindible no sólo acudir a los medios y periodistas cuando se les necesite, sino que la ayuda sea mutua y haya una relación recíproca.
Proporcionar el material necesario
Es importante que la empresa o agencia elabore kits de prensa con todo el material necesario que los medios puedan utilizar. Desde la información técnica de la corporación (trabajadores, sede, números de contacto y otra información institucional que pueda resultar de interés) hasta imágenes de los miembros que la componen y de sus empleados, información de la cúpula directiva, logo de la marca y otro material gráfico.
Distribuir notas de prensa noticiosas
No todo lo relacionado con la empresa, por mucho que para ésta sea importante, es susceptible de aparecer en los medios. El departamento dedicado a la comunicación dentro de la empresa o la agencia que se encargue de gestionarla, debe ser capaz de elaborar notas y dosieres de prensa con información noticiable, que pueda resultar de interés para el medio o para el público al cual se dirige.
No tiene sentido, por ejemplo, enviar notas de prensa sobre una empresa del sector de la construcción a periodistas que no escriban sobre ello normalmente, ya que no podrán hacer difusión en su sección.
Crear una agenda personalizada
Para poder cumplir con lo anterior, es importante que los encargados de la comunicación con la prensa de la institución conozcan bien los medios a los que van a dirigirse, así como a sus periodistas. Es primordial que estén familiarizados con ellos, que sepan sobre qué escriben y en qué cabeceras o medios, qué les interesa generalmente y qué no deben enviarles, etc.
Para ello, lo mejor es crear una agenda de contactos de prensa personalizada, es decir, una lista de personas susceptibles a ser contactadas, pero en la que se distinga por sectores o ámbitos a los que se dedica, por perfil o intereses, por facilidad de contacto, etcétera. De ese modo, si una agencia de comunicación tiene varios clientes, podrá filtrar rápidamente a qué periodistas puede dirigirse según la información o empresa de la cual quiera hacer difusión.
Informar de los eventos y acciones de la empresa
Para que los medios de comunicación estén al día de los próximos acontecimientos destacados dentro de la empresa, es importante que se les mantenga informados continuamente.
Para hacerlo, las personas encargadas pueden llamar directamente o contactar mediante correo electrónico a los periodistas o al medio que les interese, si se trata de un acto puntual e importante, como puede ser un evento o congreso del cual se espere una cierta repercusión.
Otra acción que puede resultar de utilidad es poner a disposición de la prensa una agenda o un calendario con los acontecimientos más destacados de la empresa, de modo que puedan consultarlo para saber si les interesa cubrir alguno de esos actos o si desean recibir más información.
Profesionales de la comunicación con la prensa
Si bien muchas empresas tienen un departamento dedicado a mantener y cuidar esta comunicación con la prensa, muchas otras deciden acudir a Agencias de Medios o Agencias de Comunicación, especializadas en Relaciones Públicas y en mantener el contacto con los medios de comunicación.
Estas agencias, como túatú, cuentan con profesionales y expertos, habituados a tratar con los medios y con los periodistas, que tienen además de una amplia experiencia una agenda de contactos amplia y diversa. Es por eso que la gestión que hacen de las relaciones con la prensa y su asesoría puede ser de gran ayuda para cualquier empresa que lo requiera.
