Los Gabinetes de Comunicación en situaciones de crisis

Los Gabinetes de Comunicación en situaciones de Crisis

Ya hemos hablado anteriormente en el blog de las funciones de los gabinetes de comunicación en Madrid. Un Gabinete de comunicación, que, recordemos, es el órgano encargado de la comunicación interna y externa de una institución, lleva a cabo una gran variedad de tareas para la empresa, entre ellas, gestionar la comunicación interna y externa de la empresa en situaciones de crisis.

Hoy ahondamos en esta función. La comunicación de crisis se desmarca de la estrategia comunicativa habitual de una empresa, pues se produce en situaciones inesperadas que necesitan de una respuesta urgente y eficaz por parte de la empresa. Por eso, y debido sobre todo al factor sorpresa que acompaña toda crisis, es necesario que las empresas estén preparadas para dar respuesta ante estas situaciones.

El papel de los Gabinetes de Comunicación en una crisis

Tan importante es solucionar el problema surgido como gestionar adecuadamente la comunicación del mismo. En muchos casos, lo segundo es incluso más importante. Las situaciones de crisis por las que puede pasar una empresa son muy variadas y dependen del sector, el entorno y las características de la empresa. Desde una fuga de gas en una empresa química hasta un problema interno entre trabajadores.

Cualquier situación que pueda ser perjudicial para la empresa, su imagen y su reputación, requiere de una respuesta. Y los gabinetes de comunicación son los más adecuados para meditarla y trasladarla al público.

Si bien es cierto que es prácticamente imposible controlar que no surja una crisis en la empresa, pues muchas veces se produce incluso por causas ajenas, sí está en manos de ésta minimizar los daños y el impacto que puede llegar a tener en la institución.

Los Gabinetes de Comunicación como órgano previsor

La principal ventaja que tiene contar con un gabinete de comunicación es la capacidad previsora que tienen ante situaciones de crisis. Sólo si se trabaja con el gabinete de comunicación de la empresa, la respuesta será más adecuada, efectiva y transversal.

Lo principal es anticiparse, tener preparado una estrategia o plan de crisis. Por eso, es ideal que el gabinete esté integrado por profesionales cualificados y capacitados, que hayan elaborado además material para actuar ante situaciones de riesgo para la empresa, como un Manual de Gestión de Comunicación de Crisis. Es necesario que trabajen con todos los departamentos de la empresa, que todos sepan cómo funciona y qué deben hacer en caso de que se suceda una crisis.

Lo esencial dentro del equipo que integra un gabinete de comunicación es, además de la experiencia, la intuición y la capacidad de anticipación. El gabinete debe darse cuenta justo a tiempo de cuándo un asunto trascenderá o será susceptible de convertirse en algo especialmente negativo para la marca.

La estrategia de un Gabinete de Comunicación en Crisis

Además de actuar con rapidez e inmediatez, es importante la estrategia que decida llevar a cabo el gabinete. Lo principal es que las decisiones se tomen en consenso, que todas las personas que lo integren actúen según lo estipulado previamente, pero adaptándose en todo momento a la situación.

Por eso, es necesario que haya coordinación y comunicación dentro del propio órgano, para conseguir transmitir una imagen de tranquilidad y control al público. Es importante que el equipo que lo conforme sea diverso y esté preparado: debe haber desde especialistas en comunicación y relaciones públicas, especialmente en online, hasta personas encargadas de supervisar y asesorar legalmente la comunicación.

La irrupción de Internet y, en especial, de las redes sociales, ha hecho que sea todavía más importante actuar con rapidez y elaborando mensajes únicos. Es casi impensable que ante una situación de riesgo una empresa haga caso omiso de ello en su página web y en los principales canales de difusión de que dispone en el entorno online. Por tanto, la estrategia que desarrollen los gabinetes de comunicación debe basarse también y sobre todo en lo que se dirá y en cómo actuará en redes: la respuesta que se dará al usuario y el mensaje que se transmitirá.

Una vez identificado el problema, las causas y el origen del mismo –si se sabe- es importante saber trasladarlo al público de manera objetiva y concisa, evitando crear un estado de alerta o desconcierto entre los clientes.

Además de los propios canales de difusión de la empresa, es necesario que la empresa gestione y filtre todo aquello que está divulgando la prensa. En un periodo de crisis es especialmente relevante que el gabinete de comunicación gestione bien la relación con la prensa, que haya cuidado la relación con los medios y tenga buen contacto con los periodistas. Sólo de ese modo, podrá desmentir rápidamente informaciones falsas y emitir comunicados de manera más eficaz y asegurándose de que lleguen a los medios.

Dependiendo de la estrategia escogida por la empresa y el problema en sí, se podrá optar por difundir mensajes de respuesta pidiendo disculpas, eludiendo el problema, pasando la responsabilidad a alguien en concreto –dentro o fuera de la empresa-, achacando el problema a un error humano o técnico en particular, etcétera. Asimismo, es necesario que la cabeza visible o el portavoz de la empresa sea alguien con máxima autoridad y responsabilidad dentro de la misma que esté asesorado en todo momento por el gabinete de comunicación.

La necesidad de los Gabinetes de Comunicación

Como podéis ver, los gabinetes de comunicación pueden resultar cruciales para la empresa en cualquier momento. Aunque se crea que pueden no ser necesarios, su asesoramiento, en tanto que es profesional y experto, puede ayudar a hacer que una situación de riesgo no afecte de manera excesivamente negativa a la empresa o, incluso, a transformarla en un ejemplo de respuesta y, por tanto, en una oportunidad.

Las Agencias de Comunicación como túatú ofrecen a sus clientes el servicio de gabinete de comunicación, haciendo posible el asesoramiento en casos en que la empresa requiera de ayuda experta para gestionar su comunicación, como en caso de crisis. 

Los Gabinetes de Comunicación y la relación con la prensa

Los Gabinetes de Comunicación y la Relación con la Prensa

La gestión de la comunicación con la prensa puede estar integrada o bien en el departamento de comunicación de una empresa o institución, o bien en un departamento específico de relación con la prensa. En el primer caso, se incorporará dentro de un área que trabaja la comunicación tanto externa (prensa) como interna (corporativa); en el segundo, se crea un gabinete encargado exclusivamente de la relación con la prensa.

La gestión puede ser interna o externa, contratando los servicios de un gabinete de comunicación. En cualquier caso, es necesario que este departamento exista y que, cualquier organización, institución, partido político, grupo social u ONG cuente con un equipo humano dedicado a gestionar la comunicación de prensa de la misma.

Los gabinetes de comunicación son el nexo de unión entre la organización y los medios de comunicación y constituyen una pieza clave en la estrategia de comunicación de cualquier organización. Los principales elementos que puede usar para transmitir información a los medios y, por tanto, para mantener la comunicación con la prensa, son los siguientes.

1.    La convocatoria de prensa

Se convoca a la prensa a una celebración o acto institucional, público o privado, para que se dé repercusión del mismo. Se utiliza, por ejemplo, en la celebración de un centenario, la inauguración de un centro o la participación de la empresa en algún lugar físico (ONG, eventos deportivos, etc.).

2.    La nota de prensa o dosieres de prensa

La redacción de notas de prensa es de las tareas más importantes, si no la que más, del equipo encargado de la comunicación con la prensa. La nota de prensa debe estar bien diseñada, pero, además de ser estéticamente atractiva y clara, debe incorporar información que sea de interés y utilidad para el medio. Por lo tanto, que sea de interés y utilidad para su audiencia.

El gabinete de comunicación de una empresa debe elaborar notas adecuadas al perfil del público de los medios a los que se dirigirá. No es lógico ni útil enviar notas de prensa relacionadas con el sector inmobiliario a un medio especializado en moda. Puede parecer una simpleza, pero es algo especialmente relevante hoy en día, debido al enorme aumento de información que circula por la red, gracias a las facilidades tecnológicas y digitales.

El periodista recibe cada día centenares de informaciones distintas, por lo que la redacción de la nota de prensa y el tratamiento del contenido que se haga, así como las facilidades que se den al periodista, siempre serán favorecedoras.

En la misma línea existen los dosieres de prensa, que más allá de comunicar informaciones puntuales –como lo hacen las notas-, incluyen más información adicional y de contexto sobre la empresa, el hecho noticioso en sí (antecedentes, contexto dentro de la empresa, etc.).

3.    Rueda de prensa

Otro acto propio de la relación con la prensa que llevan a cabo las empresas y  gabinetes de comunicación es la celebración de ruedas de prensa. En ellas, se convoca a los medios a reuniones informativas que buscan dar cuenta de una determinada información. Suponen el canal más directo y cómodo para dirigirse a los medios y a la audiencia, ya que, normalmente, quien las ofrece es un portavoz o alto mando de la empresa.

Se deben usar en casos en los que se tengan claras dos premisas: tener algo que contar a los medios y saber “venderlo” a los periodistas interesados.  La noticia debe ser relevante, debe tener unos objetivos marcados y debe participar en ella algún cargo o directivo de las líneas jerárquicas más altas de la empresa. Si resulta poco relevante, la credibilidad de la institución decaerá, por eso es necesario que se trabaje con un gabinete experto, que gestione adecuadamente la relación y la comunicación con la prensa de la empresa.

4.    Entrevistas y declaraciones

La entrevista es el elemento más personalizado y directo de comunicación con la prensa que existe en cualquier empresa. El vínculo que se crea entre el periodista y el representante de la empresa es mucho más fuerte cuando se realizan entrevistas, pues son exclusivas y aportan información relevante que sólo el medio en cuestión tendrá. Además, permiten más libertad al periodista, que podrá dirigir la conversación hacia donde crea oportuno y, si el representante puede responder bien y está bien preparado, esto otorgará credibilidad y respeto a ambos.

Es importante que la concesión de entrevistas sea habitual dentro de la empresa, que no haya opacidad y, sobre todo, que se responda a las demandas exactas de los medios: si quieren hablar con alguien en concreto, que esté disponible. Y, en la medida de lo posible, que sea el máximo representante o responsable del área en cuestión o de la empresa en general, pues esto aportará autoridad y prestigio a la marca y al propio directivo. El gabinete de comunicación es el encargado de recibir estas peticiones de prensa y de gestionarlas, además de asesorar al entrevistado en cuestiones de comunicación con la prensa. 

Las declaraciones, por su parte, son explicaciones u opiniones que dan los representantes o directivos de la empresa sobre una cuestión puntual. Normalmente responden a demandas de la prensa gestionadas por el gabinete; es decir, se responde a cuestiones o dudas exactas que el periodista tiene en relación a algún hecho noticioso o información de la compañía o institución.

5.    Artículos

Los gabinetes de comunicación tienen, además, una función que está indirectamente relacionada con la comunicación de prensa. En este caso, no actúan como fuente primaria para el periodista o el medio, sino que le entregan un producto periodístico terminado o casi terminado.

El equipo del gabinete se encarga de confeccionar artículos de opinión o reportajes sobre la compañía o sobre alguno de sus componentes o directivos. También suele hacerse sobre hechos destacados, como una celebración o un hito especialmente relevante para la empresa y que alguien interno y conocedor de la trayectoria de la institución podrá definir y contextualizar mejor.

 6.    Llamadas y contacto con los medios

Todas estas tareas no tienen ningún valor si no se establece, además, una comunicación activa y constante con la prensa, si no hay un buen feedback entre medios y organización. Por eso, el gabinete debe estar siempre disponible y debe atender y gestionar adecuadamente las peticiones de la prensa.

Por otro lado, debe trabajar diariamente y de manera constante su relación con los periodistas, a los que no deberá acudir únicamente cuando tenga interés, sino que tendrá que trabajar constantemente a su lado para facilitarles el trabajo y para que tengan conocimiento de la existencia y la labor de la empresa.

Las tareas que realiza un Gabinete de comunicación son muy variadas y requieren una dedicación completa y constante, algo que, muchas veces, la empresa no puede garantizar. Por eso, contar con la ayuda de un gabinete de comunicación externo, puede ayudar a reducir tiempo y costes empresariales, además de asegurarse de que el asesoramiento proviene de una fuente experta a en la relación con la prensa, como lo es túatú.

Gabinete de Comunicación en Madrid

Gabinete de Comunicación en Madrid

El Gabinete de Comunicación de cualquier empresa es un órgano asesor, encargado de la comunicación a nivel externo e interno de la institución.

Es por ello que cualquier empresa, sobre todo si está ubicada en una gran ciudad y tiene aspiraciones de expansión, debe contar con un área dentro dedicada exclusivamente a cuidar de la comunicación. Veamos cuáles son las principales líneas de actuación de un Gabinete de Comunicación en Madrid.

Funciones de Comunicación Externa

El Gabinete de Comunicación es el encargado de trazar las estrategias de comunicación de la empresa. Decidirá, por tanto, el nivel de colaboración con los medios, si se conceden o no entrevistas y a qué medios se hace, qué aspecto de la marca hay que resaltar y cómo trabajarlo. En definitiva, qué acciones y qué herramientas se usarán para trabajar la comunicación a nivel externo.

Para ello, es vital que se encargue de gestionar eficazmente la relación de la empresa con los medios, que conozca y se acerque a la prensa, que elabore notas y dosieres de prensa para mantener a los periodistas bien informados y que atienda adecuadamente sus consultas y peticiones.

También es importante que cuente con una agenda de contactos, para saber a quién acudir en caso de buscar difusión de alguna novedad de la empresa, así como proporcionar una agenda de la empresa, con las actividades o eventos próximos, para que los medios puedan acudir y cubrir esa información.  

Será tarea del Gabinete de Comunicación mantener una buena relación con los clientes. Para ello, deberá reforzar los canales que se dedican a la comunicación y la interacción con los usuarios, especialmente en lo que respecta a la comunicación online de la empresa. Deberá elaborar, por ejemplo, una newsletter con novedades, mantener activas las redes sociales de la empresa y ayudar en las tareas de marketing y publicidad de la misma.

Por otro lado, es conveniente que coordine y organice diversos eventos para interactuar directamente y en persona con clientes y demás actores relacionados con la empresa, y que participe en las ferias y congresos importantes del sector.

Así mismo, un Gabinete de Comunicación de una empresa en Madrid debe encargarse de las relaciones institucionales; de hablar asiduamente con los diversos agentes del mercado y del sector en que se ubica la empresa, con proveedores y administración pública, etcétera.

Funciones de Comunicación Interna

El Gabinete de Comunicación en Madrid no sólo trabaja a nivel externo, también debe encargarse de gestionar la comunicación interna de la empresa, tanto en dirección ascendente –de empleados a jefes-, como descendente –de jefes a empleados- y horizontal –entre empleados y departamentos-.

Se puede involucrar en acciones como, por ejemplo, la organización de despachos abiertos o reuniones periódicas, en que los trabajadores puedan dirigirse sobre ciertas cuestiones directamente a sus superiores. O a la inversa, gestionando un servicio de mailing o un tablón de anuncios para que los jefes puedan hablar directamente a sus subordinados. Además, puede administrar herramientas para que fluya la comunicación entre empleados y entre las diferentes áreas de la empresa, como un foro o un chat interno.

Además, el Gabinete de Comunicación debe encargarse de la elaboración, si la empresa lo requiere, de un Manuel de Acogida para nuevos empleados, y de una revista interna en la que se informe a todos los integrantes de la empresa de diversas novedades importantes, que puedan interesarles o afectarles.

Un Gabinete de Comunicación en Madrid debe establecer, además, una estrategia o manual de comunicación de crisis, para que, en caso de que se produzca cualquier incidencia dentro de la organización, todos los implicados en la comunicación de la misma estén preparados y sepan cómo actuar (en qué momento anunciarlo en RRSS, cuánto esperar para llamar a los clientes…).

Creación de un Gabinete de Comunicación

La empresa puede decidir si incorpora dentro de su plantilla a los miembros del Gabinete de Comunicación, creando así un departamento específico para ello o si, por lo contrario, opta por contratar los servicios de una Agencia de Comunicación que ofrezca el servicio de Gabinete de Comunicación en Madrid.  

Agencias como túatú están especializadas en establecer estrategias de comunicación y en trabajar la comunicación a diversas escalas. Por eso, es recomendable contar con un equipo de expertos que asesore y se encargue de la comunicación de la empresa en su totalidad o de manera parcial.

¿Agencia de prensa o gabinete de prensa?

¿Agencia de prensa o gabinete de prensa?

Pese a la importancia que han ido cobrando en los últimos años los gabinetes de prensa, sigue siendo muy común confundir su labor con la de otros organismos del sector, como la de las agencias de prensa.

Un gabinete de prensa gestiona la relación de una empresa con los medios de comunicación, mientras que una agencia de prensa se encarga de recoger informaciones y transmitirlas a sus clientes, los medios.

El público al que se dirigen es distinto y también lo son sus funciones. A continuación, mostramos sus principales características y las diferencias entre ambos.

El trabajo de las Agencias de Prensa

Las agencias de prensa o agencias de noticias se dedican a recoger las noticias que reciben de sus corresponsales, situados en distintos lugares y de enviarlas a sus clientes: radios, diarios, televisiones, etc. Estos medios de comunicación están suscritos a la agencia, es decir, pagan una cuota, normalmente mensual, por recibir informaciones que les son de interés y que pueden publicar libremente.

Esta suscripción puede ser de información pura o puede incluir, a su vez, imágenes o infografías. Gracias a este servicio los medios pueden ahorrar costes, ya que se evitan los gastos por desplazamiento y el tener que contar con periodistas en cada zona geográfica o área temática que abarcan.

Funciones de un Gabinete de Prensa

Un gabinete de prensa, por su parte, es un organismo al cual contratan las empresas y que se encarga de gestionar la relación de éstas con los medios de comunicación. El gabinete atiende las solicitudes de los medios y realiza distintas acciones enfocadas a difundir informaciones o novedades de la empresa entre los medios de comunicación, para así llegar a una audiencia más amplia y diversa.

La principal función de un gabinete de prensa es la redacción de notas de prensa y de dosieres de prensa. En una nota de prensa, la empresa se dirige a los medios de comunicación para anunciarles alguna información de interés periodístico relacionada con su actividad empresarial, mientras que, con la elaboración de un dosier de prensa, se refuerza, amplía y complementa esta información. 

Entre otras funciones, el gabinete de prensa también se dedica a recibir y responder las demandas de los medios, establecer una relación cercana y de confianza con ellos, a elaborar informes de la cobertura mediática de la empresa y a hacer un seguimiento constante de los principales medios de comunicación del territorio.

Importancia en las Relaciones Públicas

Los gabinetes de prensa son una herramienta básica dentro de la estrategia de comunicación de cualquier empresa, ya que permiten llegar a cualquier publicación de forma rápida y eficaz. Agencias de comunicación como túatú ofrecen un servicio de Gabinete de Prensa a sus clientes, redactando notas de prensa, estableciendo contactos con periodistas y medios para conseguir la máxima difusión de las mismas y haciendo un seguimiento posterior de su impacto en la audiencia.

Gabinetes de comunicación, ¿estrategia o táctica?

Una vez que las empresas analizan su entorno, se fijan objetivos a corto, mediano y largo plazo, para luego establecer los planes que ayudarán a alcanzar esos objetivos.

Uno de los planes estratégicos que debe tener es el plan de comunicación, en el que constan unos objetivos claramente definidos, estrategias acordes para alcanzar esos objetivos y tácticas precisas que se implementan para dar resultados.

En todo este plan de comunicación ¿dónde se encuentran los gabinetes de comunicación?  Eso es lo que se tratará de explicar a continuación.

¿En dónde se ubican los gabinetes de prensa en el plan de comunicación?

En este punto es fundamental comprender que el objetivo general de los gabinetes de comunicación es construir la mejor imagen de sus clientes ante sus diferentes públicos.

Los objetivos de comunicación pueden estar encaminados a incrementar la notoriedad de la empresa, crear una marca, mejorar su imagen o lanzar un nuevo producto. Estos deben responder a unos objetivos de marketing determinados como puede ser producir un impacto emocional, informar sobre los beneficios sociales de la presencia de la empresa en una población o el lanzamiento al mercado de nuevos productos o servicios, etc.

Una vez que los objetivos de medio están claramente establecidos, es el momento de crear las estrategias de comunicación más adecuadas. En comunicación las estrategias obedecen; en primer lugar, a las acciones más idóneas para alcanzar los objetivos propuestos; en segundo lugar, a seleccionar los públicos a los que se dirigirán esas acciones; en tercer lugar, a crear el mensaje más adecuado para impactar a la audiencia seleccionada y finalmente, a seleccionar los instrumentos que ayudarán a hacer que el mensaje llegue en el momento y lugar preciso.

“La selección de las estrategias idóneas son únicas en cada caso y la fórmula más adecuada debe dejarse a los expertos en comunicación. ”

— túatú

Por esta razón, la constitución de un gabinete de prensa, ya sea interno o externo, es una acción que obedece a la estrategia de seleccionar un instrumento profesional para hacer que el resto de las acciones engranen perfectamente para alcanzar los objetivos de medio.

La comunicación, mejor con profesionales

Los profesionales del gabinete de comunicación serán los encargados de establecer las mejores estrategias y tácticas para los objetivos planteados. Por ejemplo, si una estrategia de comunicación es crear una campaña dirigida a la opinión pública, entonces, las tácticas de comunicación seguro estarán encaminadas a elaborar documentos de prensa, comunicar la información a los influencers más apropiados para la empresa, utilizar las redes sociales como el mejor aliado, etc.

En conclusión, la constitución o la contratación de gabinetes de prensa es una estrategia de comunicación que eligen las empresas que desean un resultado profesional en la creación de su imagen corporativa.

Incluso se podría afirmar que es una ventaja competitiva; ya que a partir de su conformación se crean estrategias de comunicación más afinadas para alcanzar los objetivos de medio trazados.  

¿Cómo preparar una entrevista en medios de comunicación?

¿Cómo preparar una entrevista en medios de comunicación?

Los gabinetes de prensa cuando logran tener éxito para sus clientes, le consiguen una entrevista con los periodistas más adecuados.  A partir de este momento, los portavoces deben estar preparado para realizar una entrevista en los medios.

Sin importar el área: política, medicina, abogacía o emprendedor, estar preparado para realizar una entrevista en los medios hará que se consiga un gran aporte para los objetivos de reputación, profesionales y empresariales. 

Veamos cómo preparar una entrevista en medios de comunicación.

1.   Informarse sobre el tipo de entrevista que se realizará

Existen varios tipos de entrevista y en cada una la preparación debe ser diferente. Están las entrevistas presenciales uno a uno, en la que el entrevistado sólo es una persona y por tanto todas las preguntas recaen en él/ella. Existen otras entrevistas grupales en la que cada portavoz debe aportar conocimientos en su área de conocimiento. También puede que la entrevista no sea presencial sino telefónica, en la que no se puede ver al periodista; estas suelen ser entrevistas concertadas en las que se puede tener preparación previa. Y si se trata de entrevistas en TV, además, de la preparación en el tema es necesario prestar atención a la vestimenta y el aspecto físico en general.

2.   Infórmate sobre el periodista y su audiencia

Saber quién va a realizar la entrevista es importante para estar preparado con el tipo de preguntas posibles. Conocer la audiencia que tiene el periodista también es importante, porque las preguntas estarán formuladas para satisfacer a ésta y ese es un dato fundamental para formular discursos que les resulte de interés.

3.   Hay que conocer el papel del periodista

Es importante tener claro que a un periodista siempre le interesa un hecho noticioso y que por eso necesita indagar sobre temas de interés para su audiencia, lo que puede llevarle a realizar preguntas incómodas, pero sin ninguna mala intención para el entrevistado. Hay que preparar técnicas que ayuden ayuden a pasar a un terreno más cómodo para el portavoz y redirigir la entrevista a un lugar relevante para la audiencia, el periodista y el entrevistado.

4.   Pedir tiempo para preparar la entrevista

La práctica de lo que puede ser una entrevista sobre un tema determinado es fundamental. Esto aporta mayor seguridad a la hora de ser entrevistado. Se puede practicar con algún amigo o familiar y grabarse para corregir errores. Se pueden simular preguntas del periodista que indaguen e incluso que incomoden.  De esta manera se podrá formular un discurso apropiado al respecto. Más adelante, se verá que muchas de esas preguntas formarán parte de la entrevista y eso dará la oportunidad de llevar la entrevista hacia el terreno del portavoz.

¿Ya está preparado para realizar una entrevista en los medios? Entonces es el momento de encontrar una cobertura mediática de calidad, con el mejor gabinete de prensa de Madrid.