Agencia de eventos: pieza fundamental para organizar un congreso

Al momento de realizar cualquier congreso, independientemente de su temática, busca a expertos. Una agencia de eventos te facilita desde el primer momento todo lo que necesitas como organizador. La experiencia y asesoramiento de este tipo de empresas te evitarán malos ratos. Además, impide que pierdas tiempo y realices gastos innecesarios por falta de conocimiento.

La idea es que cumplas tus objetivos y supere las expectativas con un servicio de calidad. La agencia de eventos tiene que encargarse de la logística antes, durante y después.

En este artículo, más allá de compartir contigo las razones para contratar los servicios de este tipo de empresas, queremos indicar cuáles los criterios para optar por una u otra para organizar un congreso.

Criterios para contratar una agencia de eventos

1.- Experiencia

Busca agencias de eventos con experiencia en el tipo de congreso que vas a realizar. Por ejemplo, si es un congreso científico, evalúa si ya han trabajado en esa área. Investiga las reseñas en prensa para saber si realmente fue un éxito.

Valora la creatividad que tuvieron en los eventos realizados, el número de personas que asistieron y los comentarios de sus clientes.

Si por el contrario, deseas darle la oportunidad a una agencia de eventos nueva, conoce a su equipo. Es decir, su perfil, su conocimiento y experiencia en el área de organización de eventos.

2.- La agencia de eventos y su propuesta de valor

Cada agencia de eventos que contactes debe tener una estrategia definida que sea creativa y determine más a tu público. Luego, de evaluar las diferentes propuestas pueden elegir la que más se adapte al objetivo.

3.- Precios

Sí buscas rentabilidad, debes analizar tanto el precio como todos los aspectos que ellos te ofrecen. Piensa si realmente ese servicio tiene el valor de acuerdo a su oferta y a su experiencia.

De la misma manera, toma en cuenta tu presupuesto si realmente se ajusta a todo lo que deseas realizar.

4.- Agencia de eventos multidisciplinaria

Busca agencias que te ofrezcan soluciones integrales, es decir, si para el congreso necesitas prensa, que ellos se encarguen de contactar a los medios.

Sin embargo, no todo depende de la agencia de eventos, el 50% también es responsabilidad del cliente. Por eso, debes tener una idea de lo que realmente deseas para poder cumplir o superar tus expectativas.

¿Qué información debe tener la agencia que contactes?

1.- Programa de ponencias y actividades

Como organizador es necesario que definas a las personas que quieres que participen en las ponencias. Asimismo, tendrías que definir qué actividades se desarrollarían en ese congreso.

2.- Diseño de imagen del congreso

Determina con el equipo de la agencia de eventos la imagen para el congreso. Recuerda que estará en todos los soportes publicitarios tanto impresos como digitales.

3.- Alojamiento

Si ya tienes pensado el número de ponentes y participantes, la logística tiene que ser en función de ello. La agencia de eventos, puede ayudarte a buscar y a definir el mejor sitio para realizar tu evento. Así como los mejores precios de acuerdo a tu presupuesto.

4.- Coordinar en conjunto

Es un error pensar que todo depende de una agencia de eventos, trata de involucrarte, forma parte de las tomas de decisiones. Construye una alianza desde el primer momento.

Si estás buscando una agencia de eventos de manera integral, contáctanos

Lo que puede hacer por ti una agencia de eventos

¿Sabías cuáles son los beneficios que se obtienen al contratar una agencia de eventos? Organizarlo tú mismo no siempre es recomendable. Además de todos los dolores de cabeza que te puede traer, puedes olvidar pequeños detalles que hacen la gran diferencia entre el éxito y el fracaso del evento.

¿Te has puesto a pensar todos los detalles que tiene una organización de eventos? Si no lo has hecho, con este post te quedará muy claro.

1. Elaboración del Briefing

Antes de decidirte a realizar un evento, debes asegurarte de tener elaborado tu briefing, una especie de resumen sobre tu marca, la empresa, los productos y servicios, detalles sobre cualquier evento anterior y los resultados obtenidos.

Esta información será el punto de partida de cualquier agencia de eventos y debes ser tú el responsable de elaborarla, por lo que debes estar seguro de no dejar fuera información clave antes de comenzar la planificación.

2. Planificar el tipo de evento más apropiado

Una vez estudiada todas las necesidades de la empresa para desarrollar el evento se realiza una especie de ruta a seguir. Pueden salir diferentes propuestas que son necesarias tomarlas todas en cuenta. Luego, se decidirá el tipo de evento a desarrollar de acuerdo a las necesidades y al presupuesto disponible.

3. Se elige el lugar idóneo para el evento

Algunos eventos tienen más éxito al aire libre como los que se hacen para el desarrollo de equipo o aquellos que se organizan en verano.

Otros eventos requieren de mayor intimidad, son pequeños y exclusivos. Están aquellos que estimulan con su lujo y prestigio y los que motivan más en sectores naturales y rústicos. Esto depende de la marca, el producto y lo que se desee conseguir con el evento.

Las agencias de eventos tienen experiencia en la elección de los espacios y ambientes más influyente para cada objetivo. Además, logran conseguir mejores presupuestos.

4. Trabajo de producción

Es el momento de comenzar con el trabajo técnico del evento. La selección de material audiovisual es muy importante para que los invitados salgan satisfechos.

La iluminación y la decoración son detalles que no deben dejarse al azar. Las personas que estarán a cargo de producción deben ser profesionales para que sepan qué hacer en cada momento.

5. Plan turístico del evento

En el caso de que se trate de un evento internacional o que se lleve a cabo en una ciudad turística, deberás agregar un plan turístico.

El alojamiento y la forma de desplazamiento en la ciudad deben estar indicado en folletos de bienvenida. Además, debe articularse los diferentes servicios de turismo que serán de interés para los asistentes al evento.

En túatú organizamos desde pequeños encuentros hasta grandes eventos internacionales. Deja todo en nuestras manos.

¿Cómo elegir la Agencia de Eventos en Madrid que te conviene?

Las agencias de eventos en Madrid son cada vez más numerosas y eso es una buena noticia para el cliente, porque éstas se ven en la necesidad de especializarse y ofrecer mayor valor en su servicio. A la hora de decidirte por la que mejor se adapta a tu marca fíjate en las necesidades que tienes y la oferta de servicios que te proponen.

Aquí te dejamos las especialidades más comunes de las Agencias de Eventos en Madrid:

Agencias de eventos internacionales

Si estás pensando en contratar profesionales para una comunicación en vivo de gran magnitud que involucra participantes fuera de Madrid, debes tener en cuenta la experiencia de la agencia.

Por lo general, las mejores agencias contarán con una gran diversidad de profesionales especialistas en diseño, publicidad, marketing, producción audiovisual y hasta de turismo para la organización del viaje.

Contar con todo este equipo es importante si tienes en mente organizar convenciones, congresos, viajes de incentivo para empleados y lanzamiento de productos de grandes corporaciones.

Agencias de eventos de entretenimiento

En el caso de que el centro del evento sea el entretenimiento, debes saber que hay agencias especializadas en espectáculos. Son ideales para empresas inherentes al negocio del ocio.

Este tipo de agencias de eventos en Madrid también ofrecen servicios de management artístico con experiencia en humor corporativo.

Agencias de eventos de ferias de comida

No todas las agencias están especializadas para la presentación de productos gastronómicos, donde los sentidos del olfato y gusto priman sobre lo visual.

Este tipo de agencia sabe que el detalle importa y por lo general se especializan en el sector hotelero, alimentación y moda.

Agencias de eventos especialistas en congresos médicos

Los congresos médicos reúnen un equipo de personas que se sienten atraído por lo novedoso. Para estos eventos es necesario contar con proveedores y patrocinadores de alto nivel en el sector. Incluso involucran dentro de su personal profesionales para desarrollar funciones de secretaría técnica médica.

Agencias de eventos para el sector de negocios online

Otro sector que cada vez necesita más especialistas es el de lanzamientos de productos y servicios online. Este sector puede querer combinar eventos online con eventos presenciales.

Para esto la agencia de eventos debe especializarse en canales de comunicación online para lanzar la comunicación en redes sociales, ampliar la participación de asistentes remotos, entre otras cosas.

Agencias de eventos especializadas en team building

El team building es una modalidad que se emplea como un programa especial para empresas con la finalidad de construir equipos de trabajo. Para desarrollar este tipo de eventos se requiere de un personal muy amplio que involucra actores, psicólogos, especialistas de negocios y profesionales de producción audiovisual.

túatú es una Agencia de Eventos en Madrid especializada tanto presencial como online. ¿Hablamos?