Gabinete de Comunicación en Madrid

Gabinete de Comunicación en Madrid

El Gabinete de Comunicación de cualquier empresa es un órgano asesor, encargado de la comunicación a nivel externo e interno de la institución.

Es por ello que cualquier empresa, sobre todo si está ubicada en una gran ciudad y tiene aspiraciones de expansión, debe contar con un área dentro dedicada exclusivamente a cuidar de la comunicación. Veamos cuáles son las principales líneas de actuación de un Gabinete de Comunicación en Madrid.

Funciones de Comunicación Externa

El Gabinete de Comunicación es el encargado de trazar las estrategias de comunicación de la empresa. Decidirá, por tanto, el nivel de colaboración con los medios, si se conceden o no entrevistas y a qué medios se hace, qué aspecto de la marca hay que resaltar y cómo trabajarlo. En definitiva, qué acciones y qué herramientas se usarán para trabajar la comunicación a nivel externo.

Para ello, es vital que se encargue de gestionar eficazmente la relación de la empresa con los medios, que conozca y se acerque a la prensa, que elabore notas y dosieres de prensa para mantener a los periodistas bien informados y que atienda adecuadamente sus consultas y peticiones.

También es importante que cuente con una agenda de contactos, para saber a quién acudir en caso de buscar difusión de alguna novedad de la empresa, así como proporcionar una agenda de la empresa, con las actividades o eventos próximos, para que los medios puedan acudir y cubrir esa información.  

Será tarea del Gabinete de Comunicación mantener una buena relación con los clientes. Para ello, deberá reforzar los canales que se dedican a la comunicación y la interacción con los usuarios, especialmente en lo que respecta a la comunicación online de la empresa. Deberá elaborar, por ejemplo, una newsletter con novedades, mantener activas las redes sociales de la empresa y ayudar en las tareas de marketing y publicidad de la misma.

Por otro lado, es conveniente que coordine y organice diversos eventos para interactuar directamente y en persona con clientes y demás actores relacionados con la empresa, y que participe en las ferias y congresos importantes del sector.

Así mismo, un Gabinete de Comunicación de una empresa en Madrid debe encargarse de las relaciones institucionales; de hablar asiduamente con los diversos agentes del mercado y del sector en que se ubica la empresa, con proveedores y administración pública, etcétera.

Funciones de Comunicación Interna

El Gabinete de Comunicación en Madrid no sólo trabaja a nivel externo, también debe encargarse de gestionar la comunicación interna de la empresa, tanto en dirección ascendente –de empleados a jefes-, como descendente –de jefes a empleados- y horizontal –entre empleados y departamentos-.

Se puede involucrar en acciones como, por ejemplo, la organización de despachos abiertos o reuniones periódicas, en que los trabajadores puedan dirigirse sobre ciertas cuestiones directamente a sus superiores. O a la inversa, gestionando un servicio de mailing o un tablón de anuncios para que los jefes puedan hablar directamente a sus subordinados. Además, puede administrar herramientas para que fluya la comunicación entre empleados y entre las diferentes áreas de la empresa, como un foro o un chat interno.

Además, el Gabinete de Comunicación debe encargarse de la elaboración, si la empresa lo requiere, de un Manuel de Acogida para nuevos empleados, y de una revista interna en la que se informe a todos los integrantes de la empresa de diversas novedades importantes, que puedan interesarles o afectarles.

Un Gabinete de Comunicación en Madrid debe establecer, además, una estrategia o manual de comunicación de crisis, para que, en caso de que se produzca cualquier incidencia dentro de la organización, todos los implicados en la comunicación de la misma estén preparados y sepan cómo actuar (en qué momento anunciarlo en RRSS, cuánto esperar para llamar a los clientes…).

Creación de un Gabinete de Comunicación

La empresa puede decidir si incorpora dentro de su plantilla a los miembros del Gabinete de Comunicación, creando así un departamento específico para ello o si, por lo contrario, opta por contratar los servicios de una Agencia de Comunicación que ofrezca el servicio de Gabinete de Comunicación en Madrid.  

Agencias como túatú están especializadas en establecer estrategias de comunicación y en trabajar la comunicación a diversas escalas. Por eso, es recomendable contar con un equipo de expertos que asesore y se encargue de la comunicación de la empresa en su totalidad o de manera parcial.

¿Agencia de prensa o gabinete de prensa?

¿Agencia de prensa o gabinete de prensa?

Pese a la importancia que han ido cobrando en los últimos años los gabinetes de prensa, sigue siendo muy común confundir su labor con la de otros organismos del sector, como la de las agencias de prensa.

Un gabinete de prensa gestiona la relación de una empresa con los medios de comunicación, mientras que una agencia de prensa se encarga de recoger informaciones y transmitirlas a sus clientes, los medios.

El público al que se dirigen es distinto y también lo son sus funciones. A continuación, mostramos sus principales características y las diferencias entre ambos.

El trabajo de las Agencias de Prensa

Las agencias de prensa o agencias de noticias se dedican a recoger las noticias que reciben de sus corresponsales, situados en distintos lugares y de enviarlas a sus clientes: radios, diarios, televisiones, etc. Estos medios de comunicación están suscritos a la agencia, es decir, pagan una cuota, normalmente mensual, por recibir informaciones que les son de interés y que pueden publicar libremente.

Esta suscripción puede ser de información pura o puede incluir, a su vez, imágenes o infografías. Gracias a este servicio los medios pueden ahorrar costes, ya que se evitan los gastos por desplazamiento y el tener que contar con periodistas en cada zona geográfica o área temática que abarcan.

Funciones de un Gabinete de Prensa

Un gabinete de prensa, por su parte, es un organismo al cual contratan las empresas y que se encarga de gestionar la relación de éstas con los medios de comunicación. El gabinete atiende las solicitudes de los medios y realiza distintas acciones enfocadas a difundir informaciones o novedades de la empresa entre los medios de comunicación, para así llegar a una audiencia más amplia y diversa.

La principal función de un gabinete de prensa es la redacción de notas de prensa y de dosieres de prensa. En una nota de prensa, la empresa se dirige a los medios de comunicación para anunciarles alguna información de interés periodístico relacionada con su actividad empresarial, mientras que, con la elaboración de un dosier de prensa, se refuerza, amplía y complementa esta información. 

Entre otras funciones, el gabinete de prensa también se dedica a recibir y responder las demandas de los medios, establecer una relación cercana y de confianza con ellos, a elaborar informes de la cobertura mediática de la empresa y a hacer un seguimiento constante de los principales medios de comunicación del territorio.

Importancia en las Relaciones Públicas

Los gabinetes de prensa son una herramienta básica dentro de la estrategia de comunicación de cualquier empresa, ya que permiten llegar a cualquier publicación de forma rápida y eficaz. Agencias de comunicación como túatú ofrecen un servicio de Gabinete de Prensa a sus clientes, redactando notas de prensa, estableciendo contactos con periodistas y medios para conseguir la máxima difusión de las mismas y haciendo un seguimiento posterior de su impacto en la audiencia.

Gabinetes de comunicación, ¿estrategia o táctica?

Una vez que las empresas analizan su entorno, se fijan objetivos a corto, mediano y largo plazo, para luego establecer los planes que ayudarán a alcanzar esos objetivos.

Uno de los planes estratégicos que debe tener es el plan de comunicación, en el que constan unos objetivos claramente definidos, estrategias acordes para alcanzar esos objetivos y tácticas precisas que se implementan para dar resultados.

En todo este plan de comunicación ¿dónde se encuentran los gabinetes de comunicación?  Eso es lo que se tratará de explicar a continuación.

¿En dónde se ubican los gabinetes de prensa en el plan de comunicación?

En este punto es fundamental comprender que el objetivo general de los gabinetes de comunicación es construir la mejor imagen de sus clientes ante sus diferentes públicos.

Los objetivos de comunicación pueden estar encaminados a incrementar la notoriedad de la empresa, crear una marca, mejorar su imagen o lanzar un nuevo producto. Estos deben responder a unos objetivos de marketing determinados como puede ser producir un impacto emocional, informar sobre los beneficios sociales de la presencia de la empresa en una población o el lanzamiento al mercado de nuevos productos o servicios, etc.

Una vez que los objetivos de medio están claramente establecidos, es el momento de crear las estrategias de comunicación más adecuadas. En comunicación las estrategias obedecen; en primer lugar, a las acciones más idóneas para alcanzar los objetivos propuestos; en segundo lugar, a seleccionar los públicos a los que se dirigirán esas acciones; en tercer lugar, a crear el mensaje más adecuado para impactar a la audiencia seleccionada y finalmente, a seleccionar los instrumentos que ayudarán a hacer que el mensaje llegue en el momento y lugar preciso.

“La selección de las estrategias idóneas son únicas en cada caso y la fórmula más adecuada debe dejarse a los expertos en comunicación. ”

— túatú

Por esta razón, la constitución de un gabinete de prensa, ya sea interno o externo, es una acción que obedece a la estrategia de seleccionar un instrumento profesional para hacer que el resto de las acciones engranen perfectamente para alcanzar los objetivos de medio.

La comunicación, mejor con profesionales

Los profesionales del gabinete de comunicación serán los encargados de establecer las mejores estrategias y tácticas para los objetivos planteados. Por ejemplo, si una estrategia de comunicación es crear una campaña dirigida a la opinión pública, entonces, las tácticas de comunicación seguro estarán encaminadas a elaborar documentos de prensa, comunicar la información a los influencers más apropiados para la empresa, utilizar las redes sociales como el mejor aliado, etc.

En conclusión, la constitución o la contratación de gabinetes de prensa es una estrategia de comunicación que eligen las empresas que desean un resultado profesional en la creación de su imagen corporativa.

Incluso se podría afirmar que es una ventaja competitiva; ya que a partir de su conformación se crean estrategias de comunicación más afinadas para alcanzar los objetivos de medio trazados.  

¿Cómo preparar una entrevista en medios de comunicación?

¿Cómo preparar una entrevista en medios de comunicación?

Los gabinetes de prensa cuando logran tener éxito para sus clientes, le consiguen una entrevista con los periodistas más adecuados.  A partir de este momento, los portavoces deben estar preparado para realizar una entrevista en los medios.

Sin importar el área: política, medicina, abogacía o emprendedor, estar preparado para realizar una entrevista en los medios hará que se consiga un gran aporte para los objetivos de reputación, profesionales y empresariales. 

Veamos cómo preparar una entrevista en medios de comunicación.

1.   Informarse sobre el tipo de entrevista que se realizará

Existen varios tipos de entrevista y en cada una la preparación debe ser diferente. Están las entrevistas presenciales uno a uno, en la que el entrevistado sólo es una persona y por tanto todas las preguntas recaen en él/ella. Existen otras entrevistas grupales en la que cada portavoz debe aportar conocimientos en su área de conocimiento. También puede que la entrevista no sea presencial sino telefónica, en la que no se puede ver al periodista; estas suelen ser entrevistas concertadas en las que se puede tener preparación previa. Y si se trata de entrevistas en TV, además, de la preparación en el tema es necesario prestar atención a la vestimenta y el aspecto físico en general.

2.   Infórmate sobre el periodista y su audiencia

Saber quién va a realizar la entrevista es importante para estar preparado con el tipo de preguntas posibles. Conocer la audiencia que tiene el periodista también es importante, porque las preguntas estarán formuladas para satisfacer a ésta y ese es un dato fundamental para formular discursos que les resulte de interés.

3.   Hay que conocer el papel del periodista

Es importante tener claro que a un periodista siempre le interesa un hecho noticioso y que por eso necesita indagar sobre temas de interés para su audiencia, lo que puede llevarle a realizar preguntas incómodas, pero sin ninguna mala intención para el entrevistado. Hay que preparar técnicas que ayuden ayuden a pasar a un terreno más cómodo para el portavoz y redirigir la entrevista a un lugar relevante para la audiencia, el periodista y el entrevistado.

4.   Pedir tiempo para preparar la entrevista

La práctica de lo que puede ser una entrevista sobre un tema determinado es fundamental. Esto aporta mayor seguridad a la hora de ser entrevistado. Se puede practicar con algún amigo o familiar y grabarse para corregir errores. Se pueden simular preguntas del periodista que indaguen e incluso que incomoden.  De esta manera se podrá formular un discurso apropiado al respecto. Más adelante, se verá que muchas de esas preguntas formarán parte de la entrevista y eso dará la oportunidad de llevar la entrevista hacia el terreno del portavoz.

¿Ya está preparado para realizar una entrevista en los medios? Entonces es el momento de encontrar una cobertura mediática de calidad, con el mejor gabinete de prensa de Madrid.