Consejos para organizar un departamento de prensa

Organizar un departamento de prensa es vital para las empresas, especialmente, las grandes corporaciones. Esta área es la cara visible en el contacto con los medios de comunicación. Igualmente, se encargará de difundir la imagen y la filosofía de la organización. En el caso de las pymes que no producen tanta cantidad de información también necesitan de ayuda, así que pueden contar con un servicio externo.

Por lo tanto, el departamento de prensa se encargará de planificar y desarrollar estrategias de comunicación externa. La idea es influir con noticias positivas de la institución ante la opinión pública. Esa construcción se basa en crear una imagen que se nutra de lo que realmente es la empresa.

En este artículo conocerás cómo se debe organizar un departamento de prensa, así como sus funciones. Esto te permitirá evaluar qué necesitas tanto en el equipo humano como en los recursos. En el caso de no poseer la estructura necesaria para ello, debes buscar asesoría externa.

Organizar un departamento de prensa

Para que esto realmente suceda lo más recomendable es contar con un equipo que pueda coordinar las comunicaciones. Tanto la comunicación interna como externa, aunque tienen sus funciones se entrelazan en pro de la empresa.

Entonces, necesitas la siguiente estructura para que el gabinete de prensa pueda funcionar:

Director de comunicación

Será el responsable de garantizar que exista la fluidez y la coordinación en la comunicación interna y externa de la empresa. Esta persona se encargará de tomar decisiones en diferentes circunstancias. Por ejemplo, cuando se necesite contactar a los medios debe velar que todo comunicado refleje la imagen de la institución.  

Coordinación de comunicación interna

Es responsable de la comunicación interna de la empresa, es decir, tendrá una función principal en el flujo de información entre los miembros y trabajadores. Vigilará el buen funcionamiento de las relaciones entre los distintos departamentos. Igualmente, tendrá que supervisar las herramientas informativas como correos, boletines, carteleras, entre otros.

Relaciones internas

El equipo que trabajará en relaciones internas se encargará de cumplir con las estrategias emanadas de la coordinación. Informarán de las decisiones y eventos que se realicen en la empresa. De igual manera, colaborarán en el protocolo en caso de que la empresa así lo requiera. Los empleados de esta área son la imagen visible ante los visitantes y las otras áreas de la empresa. 

Coordinación de comunicación externa

Se encargará de coordinar y garantizar las relaciones de la empresa con los medios de comunicación. Además, evaluará el impacto de la opinión pública en la empresa. También determinará las estrategias de marketing y publicidad. Bajo esta coordinación se encuentran dos áreas básicas como:

• Área de publicidad

Al organizar un departamento de prensa, no se puede dejar de un lado el marketing para promocionar a la empresa. Esta área planificará y desarrollará toda la parte publicitaria de la empresa con la finalidad de reflejar sus productos y personalidad.

• Relaciones públicas y contacto con los medios

Esta área representa a la empresa en sus relaciones con otras instituciones, gobierno, organizaciones sin fines de lucro y prensa. El objetivo es mantener una buena comunicación con su entorno. Es fundamental tener una presencia amplia en los medios de comunicación para atender las demandas informativas.

Esta área se encargará de realizar las notas de prensa y preparar las apariciones ante los medios de comunicación. También no hay que olvidar la gestión de las redes sociales para garantizar la comunicación constante con el público y las nuevas tecnologías.

En el caso, de que no requieras de un buen servicio externo de gabinete de prensa, nosotros te podemos ayudar, ya que contamos con un equipo humano calificado y con experiencia para ello.

Los gabinetes de prensa en un país en vacaciones

Estamos nuevamente en esa época del año en que todo el país se desacelera... y en el que incluso los medios de comunicación bajan el ritmo, reduciendo páginas en los periódicos, emitiendo programas ya grabados en la radio o sustituyendo a los presentadores titulares de los programas en televisión.

Esta reducción de espacios afecta directamente la actividad de gabinetes de prensa de las agencias de comunicación.  Esta situación es transitoria, pero a los clientes con los que se tiene contratada un fee mensual difícilmente se les puede decir que no hay resultados por las vacaciones de los medios.

Alternativas de comunicación al parón estival

Se puede pensar que si todos los medios descansan, no hay alternativas para obtener cobertura mediática.  La verdad es que, aunque difícil, es posible conseguir que los medios se fijen en nuestros clientes, siempre y cuando sea creíble su propuesta.

Si el cliente tiene alguna relación con algo relacionado con los ámbitos de viajes, playa, montaña, etc., es algo evidente, pero si no lo tiene se podría pensar en proponer algo relacionado.

Por ejemplo, si el gabinete de prensa de una empresa de recursos humanos es realmente proactivo, deberá pensar en posicionar a sus portavoces en la importancia de desconectar del trabajo o en la posibilidad de encontrar un programa veraniego para los estudiantes, algo que les ayudará a coger experiencia profesional, aunque no sea en su carrera.

Otro ejemplo puede ser el de una empresa de artículos de cocina. Quizás pueda ser arriesgado, pero en los tiempos del #MeToo poder indicar con datos reales que en el verano los hombres es cuando más cocinan podría llamar la atención de los medios, porque éstos también necesitan contenidos cuando los políticos y media España están en bañador.

Revisar la estrategia de los gabinetes de prensa

Otras veces es bueno aprovechar estos tiempos más "tranquilos" para revisar si la estrategia y el plan de relaciones públicas siguen siendo válidos en su totalidad, o si hay que realizar unos ajustes o directamente renovarlo por completo, porque las acciones emprendidas no están dando los resultados esperados o se han detectado nuevas oportunidades informativas.

Lo que está claro es que las vacaciones afectan de manera directa la labor de los gabinetes de prensa en España y eso hay que tenerlo en cuenta en la planificación anual. de posibles acciones y resultados.

La bisoñez y la comunicación: Màxim Huerta

El gobierno de Pedro Sánchez no ha podido comenzar de peor manera su andadura.  La dimisión forzada del ya exministro de Cultura Màxim Huerta evidencia improvisación y bisoñez en lo político, pero también en la arena de la comunicación.  Aquí lo explicamos.

La comunicación siempre está llena con acontecimientos

Hemos escrito recientemente sobre la  física de la comunicación, indicando que nunca habrá un espacio vacío en los medios, porque siempre habrá quien esté buscando la manera de ocuparlo con contenidos válidos y orgánicos, o con información filtrada que es susceptible de convertirse en noticia.

Por este motivo, no se entiende que no se haya tomado en cuenta que el pasado de Màxim Huerta y del resto de ministros iba a ser escrutado minuciosamente para encontrar alguna información que pudiera convertirse en noticia, aunque en estricto sentido y en otras circunstancias podría no serlo.

En estricto sentido, porque Huerta había saldado sus cuentas con Hacienda, y en otro contexto, porque de no haber sido ministro Màxim Huerta no hubiera tenido que sufrir la humillación mediática a la que se expuso durante el día de ayer.

Desde hace años, partidos y gobiernos de varios países realizan un chequeo del pasado de quienes están llamados a ocupar cargos relevantes antes incluso de hacer una oferta oficiosa del puesto que tendría que cubrir.  En más de una ocasión, este proceso incluye un careo con el político investigado y, si las explicaciones no convencen o tienen cabos sueltos, finalmente no se le nombra y se busca una alternativa que no dañe la reputación del gobierno y del máximo dirigente. 

Una crisis de comunicación mal resuelta

Pero ese no fue el único error que cometió el gobierno sanchista desde el punto de vista de la comunicación. 

La negación o minimización de la crisis por parte del gobierno se hizo evidente al manifestar el respaldo al entonces todavía Ministro de Cultura durante la primera parte del día y al permitirle defenderse ante los micrófonos de los medios.  Esto fue la chispa que desencadenó el resto de los acontecimientos que terminaron con la dimisión forzada de Màxim Huerta.

Si se hubiera revisado la situación con todas sus posibles consecuencias políticas y mediáticas, algo que lleva tiempo, y mientras tanto se hubiera mantenido una posición cauta, el gobierno no se hubiera tenido que contradecir en el mismo día y la dimisión forzada de Màxim Huerta se hubiera aceptado con otro talante por parte de los grupos de la oposición, sobre todo entre quienes apoyaron a Sánchez para llegar al gobierno.

Pero también la puesta en escena de la dimisión forzada de Màxim Huerta no fue realizada de la mejor manera al declarar que "Me voy para no permitir que el ruido de esta jauría parta el proyecto de Sánchez, que ha ilusionado a tantas personas", refiriéndose a las informaciones publicadas en varios medios y a la reacción del entorno político.

Extraña que una persona tan conocedora de los medios se haya lanzado en contra de éstos y que no hubiera medido el impacto que sus palabras iban a tener. 

Si bien la explicación que da sobre su postura parece robusta y creíble, lo que parece que no entendieron Màxim Huerta y la administración sanchista es que si vencieron en la moción de censura fue por los casos de corrupción del PP y que cualquier atisbo de deshonestidad de cualquier ministro o alto cargo, por nimio que fuera, sería magnificado al máximo para dañar su reputación, la del gobierno en su conjunto y, por ende, la del propio presidente Pedro Sánchez.

“La inexperiencia, la bisoñez o incluso la improvisación en el gobierno se ha cobrado su primera víctima en Màxim Huerta, y se puede esperar que no sea el último alto cargo que tenga que pasar una situación comprometida o incluso dimitir dada las circunstancias.  ”

— Octavio Rojas

El nuevo gobierno pensaba que con el PP y Cs en la lona, y con Podemos y otros grupos políticos dándole oxígeno, tendría tiempo de hacer sus políticas llenas de golpes de efecto, pero no contaba con que hay muchos más actores que aprovecharán su debilidad política y su bisoñez comunicativa, para conseguir sus objetivos, cualesquiera que éstos sean.